Knowledge Sharing ชุมชนแห่งการเรียนรู้...

ตามที่ ได้มีงานมหกรรมส่งเสริมการใช้ประโยชน์ อววน. เพื่อการพัฒนาเศรษฐกิจไทยอย่างยั่งยืนด้วยพลังสหวิทยาการ หรือ อว.แฟร์ (SCI POWER FOR FUTURE THAILAND)
ที่จัดขึ้นตั้งแต่วันที่22 - 28 กรกฎาคม 2567ณ ศูนย์การประชุมแห่งชาติสิริกิติ์โดยทุกคนต่างได้รับมอบหมายหน้าที่ในการรับผิดชอบงานส่วนต่าง ๆ นั้น

ทางพลอยเองก็ได้เข้ามาทำงานในส่วนของ “การจัดการพาหนะเดินทางเข้าร่วมงาน” : รถตู้ที่ใช้ในการเดินทาง ไป- กลับ (สป.อว. ฝั่งโยธี/ฝั่งศรีอยุธยา – ศูนย์การประชุมแห่งชาติสิริกิติ์)
สำหรับผู้เข้าร่วมงาน ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของ การประสานงานและจัดการพาหนะเดินทางเข้าร่วมงาน ที่มีคุณไอซ์ พงศธร เป็นผู้นำขบวน
ซึ่งในส่วนของ การประสานงาน กับ การจัดการพาหนะเดินทางเข้าร่วมงาน (ในส่วนของรถผู้บริหารภายในและภายนอก สป.อว./ แขก VIP/ ฯลฯ) ต้องรอคุณเขามาบอกเล่าว่า เป็นอย่างไรบ้าง นะคะ

สิ่งที่เราทำ

1. ได้รับมอบหมายหน้าที่
2. นัดหมายพูดคุยถึงแนวทางในการดำเนินงาน
3. วางแผนการทำงานร่วมกัน คำนึงและประเมินถึงสถานการณ์ต่าง ๆ ที่อาจเกิดขึ้น หาทางเลือกที่เหมาะสม รวบรวมข้อมูลและคัดแยกข้อมูลต่าง ๆ เพื่อให้ง่ายต่อการจัดการ
4. พร้อม ถึงเวลาปฏิบัติงาน ทำตามหน้าที่ที่ได้แบ่งกันไว้หมั่นคอยอัพเดท ตรวจสอบ และติดตามเพื่อให้งานออกมาราบรื่น และไม่ตกหล่น หรือหากเกิดข้อผิดพลาดก็จะสามารถแก้ไขได้ทันที
5.  เสร็จสิ้นภารกิจ ขอบคุณตัวเอง ขอบคุณกันและกัน ฉลอง !!แต่อย่าลืมที่จะมาพูดคุยกันถึงการดำเนินงานในช่วงที่ผ่านมาว่า มีอะไรที่ดีควรคงอยู่ต่อ หรือมีอะไรที่ควรปรับเปลี่ยนในรอบถัดไป เผื่อในอนาคตได้มีงานนี้อีก ผู้ที่ได้รับมอบหมายจะได้สามารถนำไปใช้และพัฒนาต่อได้ และไม่เกิดปัญหาเช่นเดิม

ประเด็นปัญหาที่อาจเกิดขึ้น ที่ทีมได้มาพูดคุยและมองภาพล่วงหน้าร่วมกัน

ประเด็นที่ 1 :ข้อมูลของผู้ตอบรับเข้าร่วมงาน อาจกรอกข้อมูลมาไม่ครบถ้วน ทำให้ยากต่อการนำข้อมูลมาจัดการรอบการเดินรถและจำนวนรถที่ต้องใช้ในแต่ละรอบเวลาของทุก ๆ วัน

ประเด็นที่ 2 : หน้าที่ความรับผิดชอบต่องานส่วนตัวที่ยังคงต้องทำอยู่ ควบคู่ไปกับงานส่วนรวม
จึงอาจไม่สามารถไปทำงานส่วนรวมได้ในทุก ๆ วันที่จัดงาน หรือถ้าหากเลือกไปงานส่วนรวมในทุก ๆ วัน งานส่วนตัวก็จะได้รับผลกระทบ เกิดความล่าช้า

ประเด็นที่ 3 : การคำนึงถึงทรัพยากรบุคคล อย่าง พนักงานขับรถตู้ ...
เราอาจจะเคยได้ยินว่า คนเราชอบที่จะดีกับคนอื่น มากกว่าคนรอบตัว เพราะถือว่าคนรอบตัวนั้น มีความสัมพันธ์กันมานาน
หรือสามารถจัดการได้ จนเผลอคิดว่า จะอะไรก็ได้ ใช่ไหมคะ แต่สำหรับทีมเรานั้น เราคำนึงถึงผู้ปฏิบัติงานของเรามาก่อนว่า ภาระงานของเขาจะหนักไปไหม
กับการที่จะต้องวิ่งรถตู้ไปมา สภาพการจราจรไม่เอื้ออำนวย จะมีเวลาได้พักทานข้าวหรือเปล่า

ประเด็นที่ 4 : การมอบหมายหน้าที่ให้กับคน ๆ เดียวมากเกินไป ทำให้เกิดการ overload ไม่สามารถจัดการทุก ๆ เรื่องได้ในเวลาเดียวกัน
ทั้งในเรื่องของการดูรถผู้บริหาร อำนวยความสะดวกด้านที่จอด จัดหาที่จอดให้ และเรื่องรถตู้ รวมทั้งทำให้ผู้ร่วมทีม ไม่ทราบข้อมูลในระดับที่เท่ากัน อาจเกิดการตกหล่นของข้อมูลได้
 

ประเด็นปัญหาที่เกิดขึ้น ที่ทีมได้คอยติดตามและมาอัพเดทหาแนวทางร่วมกัน

ประเด็นที่ 1 :มีผู้ที่ไม่ได้ลงทะเบียนแจ้งตอบรับเข้าร่วมงาน จะขอเดินทางไปด้วยในหน้างาน
หรือผู้ที่ลงทะเบียนเข้าร่วมไว้แต่ไม่มาซึ่งปัญหานี้ส่งผลกับการทำงานในหน้างานอย่างมาก
เนื่องจากทางทีมได้จัดสรรข้อมูลผู้เข้าร่วมเดินทางว่า ในรอบรถรอบนี้ มีผู้เดินทางกี่คน ต้องใช้รถตู้กี่คัน และประสานงานกับรถตู้ในแต่ละรอบไว้ล่วงหน้าแล้ว
เมื่อในหน้างานมีจำนวนคนเพิ่ม รถตู้ที่ใช้ก็ไม่เพียงพอ หรือหากจำนวนคนลด กลายเป็นว่า รถตู้พร้อมออกเดินทาง แต่ไม่มีผู้เดินทางแล้ว

ประเด็นที่ 2 :ผู้ร่วมงานมีความต้องการใช้รถ นอกเหนือจากรอบรถที่กำหนดไว้ อาทิเช่น รอบรถขาไปมีรอบ 08.00/13.00 น.
แต่ผู้ที่อยากจะเดินทางไปร่วมงาน อยากเดินทางเวลา 08.30 เพราะกังวลว่าจะมาไม่ทัน / รอบรถขากลับมีรอบ 12.00/17.00 น.
แต่มีผู้ที่อยากอยู่ดูคอนเสิร์ตต่อ อยากกลับหลังคอนเสิร์ตเลิก หรือผู้ที่ปฏิบัติงานที่ไม่สามารถกลับเวลานั้นได้ เป็นต้น จึงทำให้เกิดเป็นประเด็นที่ 3

ประเด็นที่ 3 :รถตู้ สป.อว. ฝั่งศรีอยุธยา ในบางวันไม่เพียงพอต่อการใช้งาน

ประเด็นที่ 4 :รถตู้ สป.อว. ฝั่งโยธี  ไม่ยอมรับงาน เนื่องจากให้เหตุผลว่า ทางเรามีรถตู้ของออแกไนซ์แล้ว ให้ใช้รถตู้นี้ก่อน
ซึ่งในบางครั้งเราไม่สามารถใช้รถตู้ของออแกไนซ์อย่างเดียวได้ เนื่องจากตามที่กล่าวในข้างต้นว่า เราต้องใส่ใจพนักงานขับรถตู้ด้วย
และคำนวณเวลาที่รถตู้ใช้วิ่งไป – กลับ ซึ่งอาจจะไม่ทันการมารับผู้เข้าร่วมงานในรอบรถเวลาต่อไป

แนวทางที่เราดำเนินการ“วางระบบการทำงาน”

🌟ออกแบบ Google Form ให้ครอบคลุมทุกข้อมูลที่จำเป็น และให้ตอบในทุกๆ ข้อ ไม่สามารถข้ามได้
แต่ในขณะเดียวกัน ต้องให้ผู้ตอบรู้สึกว่าลำบากหรือกินเวลาในการตอบมากเกินไปจนไม่อยากตอบ โดยระบุเป็นตัวเลือกให้ผู้ตอบติ๊กเพียงอย่างเดียว

🌟ตรวจสอบระยะทางจาก สป.อว. (โยธี/ศรีอยุธยา) ถึง ศูนย์การประชุมแห่งชาติสิริกิติ์ ว่า ใช้เวลาในการเดินทางเท่าไหร่ (+ เผื่อระยะเวลาในกรณีฉุกเฉิน หรือรถติด)
เพื่อใช้ในการจัดการเวลารถตู้ ให้สามารถหมุนเวียนกันได้อย่างไม่ขาดระยะ และไม่หนักจนเกินไป

🌟โทรเช็คกับผู้ที่ลงทะเบียนไว้ล่วงหน้า 1 วันก่อนถึงวันเดินทาง เพื่อคอนเฟิร์มและอัพเดทรายชื่อผู้ร่วมเดินทาง ปรับปรุงและจัดการข้อมูลจำนวนรถที่ใช้
พร้อมทั้งจัดทีมงานไปดูแลจัดการส่งคนขึ้นรถทั้งขาไปและขากลับ เพื่อป้องกันคนตกหล่น และจัดสรรที่นั่งผู้ที่ไม่ได้ลงทะเบียนมาและจะร่วมเดินทางด้วย โดยให้เกียรติกับผู้ที่ลงทะเบียนมาก่อน

🌟สำหรับผู้ร่วมงานมีความต้องการใช้รถ นอกเหนือจากรอบรถที่กำหนดไว้ ทางทีมจะจัดให้เฉพาะผู้ที่จำเป็นต้องอยู่ปฏิบัติงาน/ช่วยปฏิบัติงานเท่านั้น
อาทิเช่น สอ. ที่จะต้องอยู่ถ่ายรูปหรือไลฟ์ เป็นต้น แต่ถ้าเป็นผู้ที่ดูคอนเสิร์ตดูการแสดงต่อ ทางทีมจะไม่ได้มีจัดรถรอบพิเศษให้

🌟จัดทำตารางแบ่งงาน โดยแบ่งทีมเป็น 2 ทีม ได้แก่ ทีมรถผู้บริหาร 3 คน ทีมรถตู้ 3 คน สลับหมุนเวียนหน้าที่กันในทุกๆ วัน
เพื่อให้ทุกคนสามารถจัดสรรเวลาทำงานส่วนตัวและงานส่วนรวมได้อย่างสมดุล พร้อมทั้งสร้างกลุ่ม line คอยอัพเดทข้อมูล เพื่อให้สามารถสานต่อการทำงานกันได้อย่างไร้รอยต่อและราบรื่น

🌟🌟หลังจากจบงานในครั้งนี้ ทางทีมได้สรุปบทเรียนร่วมกัน และได้แนวทาง “การจัดการพาหนะเดินทางเข้าร่วมงาน” สำหรับงานหน้า (หากมี)
ด้วยการเปลี่ยนจากการจัดรถตู้เป็นรอบเวลา (ขาไป 08.00 / 13.00 น. และ ขากลับ 12.00 / 17.00 น.) เป็น การจัดรถตู้เวียนทุก ๆ 1 ชั่วโมง หรือเวลาตามที่สมควร
อาทิเช่น รถขาไปออกเวลา 08.30 น. รถรอบถัดไป 09.30 น. และคอยรับรอบขากลับ เหมือนกับที่ตอนนี้มีรถตู้เวียนระหว่าง โยธี - ศรีอยุธยา
และทำหนังสือขอความอนุเคราะห์ กอก. ให้ดำเนินการเตรียมความพร้อมในการจัดรถตู้ของ สป.อว. และใช้รถตู้ของออแกไนซ์ สำหรับการเดินทางรอบเวลา 16.00 น. เป็นต้นไป
เพื่อให้พนักงานขับรถตู้ สป.อว. ได้เลิกงานตรงเวลา
โดยการเสนอแนวทางนี้ เป็นการเสนอเพื่อ (1) ป้องกันการที่รถตู้ สป.อว. ไม่ยอมออกรถ
(2) สามารถบริหารจัดการได้ง่ายขึ้น ในแง่ของการจัดจำนวนรถตู้ที่ใช้ ไม่ต้องมีการขอรถตู้นอกรอบ / ผู้เข้าร่วมงานที่จะเดินทางด้วยรถตู้ ก็สามารถดูแลตนเองได้
ขึ้นรถตามรอบที่ตนเองต้องการ ไม่จำเป็นต้องทำแบบสอบถาม เก็บ-จัดการ-อัพเดทข้อมูล และไม่ต้องส่งทีมงานไปดูแลจัดคนขึ้นรถ
ซึ่งก็จะส่งผลดีกับทีม ที่จะลดภาระงานลง สามารถไปทำงานส่วนอื่นๆ ได้🌟🌟

🟧🟨🟩🟦🟪สรุป : สำหรับในความคิดของพลอย สิ่งสำคัญที่สุดคือ การวางแผนล่วงหน้าและวางระบบงาน มองภาพรวม แล้วลงรายละเอียดทีละอย่าง คิดว่าจะทำอย่างไร
ทำแบบไหนมีข้อดีข้อเสียอย่างไรบ้าง การรับมือต่อสถานการณ์ ประเด็นหรือปัญหาที่อาจเกิดขึ้น แนวทางการป้องกัน จัดทำเป็นแบบแผนวิธีการ
ที่สำคัญ สื่อสารกับทีมให้เข้าใจตรงกัน คอยอัพเดทกันตลอดเวลา และมีข้อมูลเท่ากันทั้งหมด เพื่อที่จะไม่เทหนักลงไปทางใคร และทุกคนสามารถทำแทนกันได้
สุดท้าย ... ไม่ว่าเราจะวางแนวทางอย่างไร ปัญหาหน้างานก็สามารถเกิดขึ้นได้ตลอด เราก็ต้องเตรียมรับมือกับสถานการณ์ที่อาจจะเกิดขึ้น
โดยมีความพร้อมที่เกิดจากการวางแผน และความช่วยเหลือสนับสนุนกันของทีม
ซึ่งสิ่งนี้ทั้งหมดล้วนเป็น ข้อคิดเห็นในการพัฒนางานของบุคลากร กปว./ ข้อคิดเห็นเสนอแนะเพื่อนำไปสู่การพัฒนาและปรับปรุงการดำเนินงาน 🟧🟨🟩🟦🟪

ขอขอบคุณ ทีมของเรา ❤️
เพราะว่าสิ่งนี้จะไม่สามารถเกิดขึ้นและผ่านไปได้อย่างดีมากๆ
ถ้าไม่มีทุกคนที่เป็นทีมที่ดี ช่วยเหลือและสนับสนุนกันตลอดเวลา 👏👏👏