Knowledge Sharing ชุมชนแห่งการเรียนรู้...

ขอยกตัวอย่างการจัดประชุมเชิงปฏิบัติการ ประเภท ข ในสถานที่เอกชนที่มีการเบิกจ่ายตรงกับการเงินของ สป.อว. ดังนี้

การประชุมเชิงปฏิบัติการ “การทบทวนแผนปฏิบัติการขับเคลื่อนและส่งเสริมการใช้ประโยชน์งานด้าน ววน. ในระดับภูมิภาค” ภายใต้กิจกรรมส่งเสริมการนำ วทน. เพื่อเพิ่มศักยภาพการผลิตและเศรษฐกิจชุมชน ปีงบประมาณ พ.ศ. 2567 พื้นที่ภาคกลางและภาคตะวันออก ณ โรงแรม เดอะ เบอร์เคลีย์ ประตูน้ำ กรุงเทพมหานคร

เมื่อผ่านขั้นตอนการขออนุมัติจัดการประชุมฯ เรียบร้อยแล้ว ก่อนที่จะยืมเงินราชการเพื่อเป็นค่าใช้จ่ายในการประชุม ผู้จัดการประชุมฯ จะต้องตรวจสอบกับฝ่ายงบประมาณ ของ สป.อว. ก่อนว่า โรงแรมที่เลือกจัดประชุมมีการทำเบิกจ่ายตรงไว้กับ สป.อว. หรือไม่ ซึ่งถ้าหากมีการทำเบิกจ่ายตรงไว้ ค่าใช้จ่ายที่จะต้องจ่ายให้โรงแรมทั้งหมด จะไม่สามารถยืมเงินราชการได้ โดยส่วนมากโรงแรมที่มีการทำเบิกจ่ายตรงไว้กับ สป.อว. จะอยู่ในพื้นที่กรุงเทพมหานคร และเป็นโรงแรมที่หน่วยงานใน สป.อว. ไปจัดงานบ่อยๆ เช่น โรงแรม เดอะ เบอร์เคลีย์ ประตูน้ำ กรุงเทพมหานคร

เมื่อเสร็จสิ้นการประชุม โรงแรมจะออกใบแจ้งหนี้ โดยมีรายการค่าใช้จ่าย ดังนี้

   1.1 ค่าอาหารว่างและเครื่องดื่ม

   1.2 ค่าอาหารกลางวัน และอาหารเย็น

   1.3 ค่าห้องพัก

   1.4 ค่าเช่าห้องประชุม (กรณีที่มีการจ้างเหมาเช่าห้องประชุม)

ขั้นตอนการเบิกค่าใช้จ่ายให้โรงแรม

1. เมื่อได้รับใบแจ้งหนี้เรียบร้อยแล้ว ให้ตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลต่างๆให้ครบถ้วน ดังนี้

   1.1 ข้อมูลที่อยู่และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของ สป.อว. 

   1.2 วันที่ออกใบแจ้งหนี้ จะต้องเป็นวันสุดท้ายของการจัดประชุมฯ

   1.3รายละเอียดค่าใช้จ่ายที่เป็นตัวเลขและเป็นตัวอักษร

   1.4 ชื่อผู้มีอำนาจลงนามในใบแจ้งหนี้ พร้อมตราประทับ

 2. ส่งบันทึกขอเบิกค่าใช้จ่ายไปยัง กอก.สป.อว. โดยมีใจความดังนี้

3. หากเอกสารประกอบการเบิกจ่ายถูกต้อง กอก.สป.อว. จะดำเนินการเบิกค่าใช้จ่ายตามจำนวนที่ขอเบิกให้กับโรงแรมต่อไป

ข้อคิดเห็น การจัดประชุมในสถานที่เอกชนที่มีการเบิกจ่ายตรงกับ สป.อว. มีข้อดีคือ ผู้จัดประชุมไม่ต้องยืมเงินราชการจำนวนมาก การเคลียร์ค่าใช้จ่ายสามารถทำได้ง่าย แต่มีข้อควรระวังคือ ต้องตรวจสอบความถูกต้องของใบแจ้งหนี้ให้ถูกต้อง เรียบร้อย ก่อนรับใบแจ้งหนี้มาเพื่อทำเรื่องเบิกเงิน