เครือข่ายส่งเสริมธุรกิจเทคโนโลยีและนวัตกรรม
กปว.#
Knowledge Sharing ชุมชนแห่งการเรียนรู้...
งาน อว. Fair ประจำปี 2568 3
งาน อว. Fair ประจำปี 2568 3
การดูแลห้องประชุมชั้น 2 ในงาน “อว. แฟร์” ประจำปี 2568
1. บทบาทหน้าที่ในโครงการ
1.1 ประชุมรับรายละเอียดการดำเนินงาน/หน้าที่รับผิดชอบ
1.2 ตรวจสอบความถูกต้องของการใช้ห้องประชุมร่วมกับผู้จัดกิจกรรมทั้งรูปแบบการจัดห้อง และจำนวนอาหารว่างและเครื่องดื่ม
1.3 ประสานและ update ข้อมูลการจัดกิจกรรมร่วมกับออร์แกไนซ์ก่อนวันเริ่มงาน
1.4 ระหว่างงานดูแลความเรียบร้อย บริหารจัดการ พร้อมประสานและแก้ปัญหาในกรณีที่มีข้อผิดพลาด เช่น รูปแบบการจัดห้องไม่ตรงตามที่แจ้ง และจำนวนอาหารว่างและเครื่องดื่มไม่เพียงพอ
1.5 ประสานและแจ้งปัญหาพร้อมแนวทางการแก้ไขร่วมกับออร์แกไนซ์จนจบงานวันที่ 17 สิงหาคม 2568
2. ความสำเร็จ และ/หรือความประทับใจในการมีส่วนร่วมโครงการ/กิจกรรม
การจัดงานในครั้งนี้ได้รับความร่วมมือจากเจ้าหน้าที่ กปว. ที่เกี่ยวข้อง และ ออร์แกไนซ์ เป็นอย่างดี ตั้งแต่ขั้นตอนการรวบรวมข้อมูลกิจกรรมการใช้ห้องประชุม การประสานงานกับหน่วยงาน กปว. เพื่อ update ข้อมูลต่างๆ โดยมีการมอบหมายหน้าที่ในการทำงานจากผู้รับผิดชอบโครงการอย่างชัดเจน มีการทำงานเป็นทีมที่ดีและช่วยกันแก้ปัญหาได้อย่างทันถ่วงที
3. การถอดบทเรียน (Lessons Learn) ในการมีส่วนร่วมโครงการ/กิจกรรม
3.1 จากการที่ได้รับหน้าที่เป็นผู้ดูแลการใช้ห้องประชุมชั้น 2 ของการจัดงานในครั้งนี้ พบว่า
การประสานงานกิจกรรมต่างๆ จะต้องมีความชัดเจนทั้ง หัวข้อเรื่อง วันเวลาสถานที่ และจำนวนอาหารว่างและเครื่องดื่มที่ชัดเจน
3.2 การแจ้งรายละเอียดของกิจกรรมจะต้องเป็นไปตามกำหนดเวลาที่ทางผู้จัดงานได้กำหนดไว้ เพื่อความสะดวกต่อการบริหารจัดการ หากมีกิจกรรมใดที่แจ้งล่าช้าควรมีการสื่อสารที่ชัดเจนและถูกต้อง เพื่อไม่ให้เกิดความสับสนต่อการประสานงานเพิ่มเติม
3.3 ก่อนการจัดงานควรทวนกลับข้อมูลการจัดกิจกรรมทั้งหมดแก่ผู้ใช้ห้องประชุมและผู้จัดงานโดยละเอียดอีกครั้งเพื่อเป็นการยืนยันความถูกต้อง
3.4 ระหว่างการจัดงานหากมีข้อผิดพลาด หรือข้อมูลที่ได้ไม่ตรงกับที่ทางผู้จัดงาน ควรรีบปรึกษาหารือและหาแนวทางการแก้ไขโดยเร่งด่วน ไม่ควรใช้อารมณ์เพื่อที่จะให้ได้มาซึ่งสิ่งที่ต้องการ ควรร่วมกันแก้ปัญหาและหาทางออกอย่างสันติ
4. ข้อคิดเห็นเสนอแนะ (Recommendation) เพื่อการพัฒนาโครงการ/กิจกรรมที่ตนเองได้มีส่วนร่วม
การดำเนินงานในครั้งนี้ถือว่ามีพัฒนาและปรับปรุงมาจากการดำเนินงานปีที่ผ่านมา ซึ่งถือว่ามีความราบรื่นพอสมควร แต่ควรเพิ่มระบบและแบบฟอร์มของการกรอกรายละเอียดกิจกรรมให้ครอบคลุมและนำไปใช้ประโยชน์ได้สะดวก เข้าใจง่ายมากขึ้น เช่น การจัดอาหารว่างและเครื่องดื่ม ควรแยกตารางที่บอกช่วงเวลาอย่างชัดเจน เช่น รับอาหารว่างและเครื่องดื่มทั้งเช้าและบ่าย เพราะผู้รับจัดงานอาจจะดูข้อผิดพลาดหากไม่แยกให้ชัดเจน และควร update กิจกรรมใหม่ที่แจ้งล่าช้าให้ชัดเจนเพื่อการระสานงานที่ถูกต้อง