Knowledge Sharing ชุมชนแห่งการเรียนรู้...

คำสำคัญ : การบริหารการเปลี่ยนแปลง  Change  Management    

---

8 ขั้นตอนสำคัญ สำหรับกระบวนการจัดการการเปลี่ยนแปลงที่มีประสิทธิภาพ

1. ระบุสิ่งที่จะต้องปรับปรุงให้ดีขึ้น

เนื่องจากการเปลี่ยนแปลงส่วนใหญ่เกิดขึ้นเพื่อปรับปรุงกระบวนการ ผลิตภัณฑ์ หรือผลลัพธ์ จึงจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องมุ่งเน้นและชี้แจงเป้าหมาย นอกจากนี้ยังเกี่ยวข้องกับการระบุทรัพยากรและบุคคลที่จะอำนวยความสะดวกในกระบวนการและทำให้เกิดความมุ่งมั่นพยายามในการเปลี่ยนแปลงระบบการเปลี่ยนแปลงส่วนใหญ่ควรระบุว่าปรับปรุงอะไรเพื่อจะสร้างรากฐานที่มั่นคงสำหรับความชัดเจน ความสะดวก และเพื่อให้เกิดผลสำเร็จ

2. นำเสนอเเผนธุรกิจที่มั่นคงต่อผู้ถือผลประโยชน์ร่วม

มีผู้มีส่วนได้ส่วนเสียร่วมหลายระดับชั้น ซึ่งรวมถึงผู้บริหารระดับสูงที่ทั้งสั่งการและให้เงินสนับสนุน รวมถึงผู้สนับสนุนกระบวนการ และผู้ที่รับผิดชอบโดยตรง ในการก่อตั้งวิถีเเบบใหม่ New Normal ทุกคนมีความคาดหวังและประสบการณ์ที่แตกต่างกัน และต้องการ "การยอมรับ" ในระดับสูงจากทั่วทั้งสเปกตรัม ขั้นตอนการเตรียมความพร้อมให้กับพนักงานคุ้นเคยกับสิ่งใหม่ในองค์ประกอบต่างๆ นั้นแตกต่างกันไปตามกรอบเเนวทางการเปลี่ยนแปลงแต่ละกรอบ แต่ทั้งหมดนั้นเป็นแผนที่ต้องใช้เวลา ความอดทน และการสื่อสารที่ดี

3. วางแผนสำหรับการเปลี่ยนแปลง

นี่คือ "แผนงาน" ที่ระบุจุดเริ่มต้น เส้นทางที่จะไปและปลายทาง นอกจากนี้คุณยังต้องรวมทรัพยากรที่มีเพื่อที่จะใช้ประโยชน์ กำหนดขอบเขตหรือวัตถุประสงค์ และค่าใช้จ่ายลงในแผน องค์ประกอบที่สำคัญของการวางแผน คือการจัดเตรียมกระบวนการหลายขั้นตอนแทนที่จะเป็นการเปลี่ยนแปลงอย่างทันทีโดยไม่ได้มีการวางแผน สิ่งนี้เกี่ยวข้องกับการสรุปโครงการด้วยขั้นตอนที่ชัดเจน โดยมีเป้าหมายที่วัดได้ สิ่งจูงใจ การวัดผล และการวิเคราะห์ ตัวอย่างเช่น การวางแผนอย่างดี และควบคุมกระบวนการจัดการการเปลี่ยนแปลงสำหรับบริการด้านไอที จะช่วยลดผลกระทบของการเปลี่ยนแปลงโครงสร้างพื้นฐานด้านไอทีที่มีผลต่อธุรกิจได้อย่างมาก ในขั้นตอนนี้จำเป็นต้องใช้ความพยายามในการดำเนินงานอย่างค่อยเป็นค่อยไป และไม่ควรเร่งรัด

4. จัดเตรียมทรัพยากรและใช้ข้อมูลเพื่อการประเมิน

นี่เป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการวางแผน การระบุทรัพยากรและเงินทุนเป็นองค์ประกอบที่สำคัญอย่างยิ่ง ซึ่งอาจรวมถึงโครงสร้างพื้นฐาน อุปกรณ์ และระบบซอฟต์แวร์ และยังต้องพิจารณาเครื่องมือที่จำเป็นสำหรับ Case Study การฝึกอบรมใหม่ และการทบทวนลำดับความสำคัญของแนวทางปฏิบัติใหม่ โมเดลจำนวนมากระบุว่าการรวบรวมและการวิเคราะห์ข้อมูลเป็นองค์ประกอบที่ไม่ได้ถูกใช้งานเท่าที่ควร ความชัดเจนของการรายงานความคืบหน้าที่ชัดเจนช่วยให้สามารถสื่อสารได้ดีขึ้น กระจายสิ่งจูงใจได้อย่างเหมาะสมและทันเวลา และสามารถวัดความสำเร็จและเเจ้งเหตุการณ์สำคัญได้

5. การสื่อสาร

นี่คือกลยุทธ์เเผนภาพใหญ่ ที่ดำเนินไปตลอดแนวปฏิบัติในการจัดการการเปลี่ยนแปลง การระบุบ่งชี้ การวางแผน การฝึกอบรมพนักงานใหม่ และการดำเนินการตามแผนการจัดการการเปลี่ยนแปลงที่ดีนั้นขึ้นอยู่กับการสื่อสารที่ดี ตามจิตวิทยาและสังคมวิทยาที่มีอยู่ในธรรมชาติของวัฒนธรรมกลุ่ม ผู้ที่เกี่ยวข้องได้สร้างชุดทักษะ ความรู้ และประสบการณ์ แต่พวกเขายังมีคำสั่งที่จัดการกับคนที่สถานะต่างกัน จัดถิ่นอาณาเขต และธรรมเนียมปฏิบัติของบริษัทที่ต้องถูกส่งต่อ การใช้ช่องทางการสื่อสารที่ชัดเจนและเปิดกว้างตลอดกระบวนการเป็นองค์ประกอบที่สำคัญในรูปแบบการเปลี่ยนแปลงทั้งหมด วิธีการสนับสนุนความโปร่งใสและโครงสร้างการสื่อสารแบบสองทางที่มีช่องทางให้สามารถระบายความคับข้องใจ ปรบมือชื่นชมให้กับสิ่งที่ได้ผล และเปลี่ยนแปลงสิ่งที่ไม่ได้ผลได้อย่างราบรื่น

6. ตรวจสอบและรับมือกับการต่อต้าน และความเสี่ยงด้านงบประมาณ

การต่อต้านเป็นเรื่องปกติของการเปลี่ยนแปลง แต่ก็ยังสามารถคุกคามความสำเร็จของโครงการได้เช่นกัน การต่อต้านส่วนใหญ่เกิดขึ้นเนื่องจากความกลัวในสิ่งที่ไม่รู้ นอกจากนี้ยังเกิดขึ้นเนื่องจากมีความเสี่ยงพอสมควรที่เกี่ยวข้องกับการเปลี่ยนแปลง – ความเสี่ยงด้านผลตอบแทนจากการลงทุน และความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องกับการจัดสรรงบประมาณให้กับสิ่งใหม่ด้วยเช่นกัน ควรคาดการณ์และเตรียมพร้อมสำหรับการต่อต้าน โดยติดอาวุธให้กับผู้นำด้วยเครื่องมือต่างๆ เพื่อช่วยในการจัดการจะช่วยให้วงจรการเปลี่ยนแปลงเป็นไปอย่างราบรื่น

7. ฉลองความสำเร็จ

การตระหนักถึงความสำเร็จครั้งสำคัญเป็นส่วนสำคัญของโครงการใดๆ ก็ตาม เมื่อจัดการการเปลี่ยนแปลงตลอดวงจร สิ่งสำคัญ คือ ต้องตระหนักถึงความสำเร็จของทีม และบุคคลที่เกี่ยวข้อง สิ่งนี้จะช่วยในการยอมรับทั้งกับกระบวนการจัดการการเปลี่ยนแปลงของคุณ รวมถึงการยอมรับการเปลี่ยนแปลงด้วยตัวเองอีกด้วย

8. ทบทวน แก้ไข และปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง

แม้ว่าการเปลี่ยนแปลงจะยากลำบาก เเต่ก็ยังต้องทำเป็นกระบวนการที่ต่อเนื่อง แม้แต่กลยุทธ์การจัดการการเปลี่ยนแปลงก็มักถูกปรับตลอดทั้งโครงการ เช่นเดียวกับการสื่อสาร ควรดำเนินการตามขั้นตอนทั้งหมด เพื่อระบุบ่งชี้และขจัดการสกัดกีดขวางต่างๆ ได้ เช่นเดียวกับความต้องการทรัพยากรและข้อมูล กระบวนการนี้ดีพอๆ กับความมุ่งมั่นในการวัดผลและการวิเคราะห์เช่นกัน

ความท้าทายทั่วไปของการบริหารการเปลี่ยนแปลง

การจัดการการเปลี่ยนแปลง เช่นเดียวกับกระบวนการทางธุรกิจอื่น ๆ เกี่ยวข้องกับความท้าทาย ตั้งแต่แนวทางที่พัฒนาไปจนถึงความจำเป็นในการปรับและปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง การจัดการการเปลี่ยนแปลงเป็นงานที่ยากในบางครั้ง แต่ก็คุ้มค่าเสมอ มาร่วมสร้างการเปลี่ยนปลงผ่านภาพนี้กันครับ

---