Knowledge Sharing ชุมชนแห่งการเรียนรู้...

สรุปผลการดำเนินงานที่ได้รับมอบหมายในงาน อว.แฟร์ : การบริหารจัดการห้องสัมมนา
ถอดบทเรียนการดำเนินงานและข้อคิดห็นเสนอแนะ เพื่อนำไปสู่การพัฒนาและปรับปรุงการดำเนินงาน
(การมีส่วนร่วมใน โครงการ/กิจกรรม (ที่ไม่ใช่ภารกิจหลักของ กปว. / สป.อว.))

งานที่ดำเนินการ  : การบริหารจัดการห้องสัมมนา งาน อว.แฟร์

-  เข้าร่วมประชุมคณะทำงานด้านการจัดกิจกรรม ร่วมประชุมคณะกรรมการจัดงานฯ ร่วมประชุมกับผู้รับจ้าง ร่วมประชุมเตรียมงานของ กปว.
-  รวบรวมข้อมูลจากผู้รับผิดชอบ วางแผนการดำเนินการ คิดกระบวนการทำงาน ออกแบบตารางข้อมูล ให้ข้อคิดเห็นการดำเนินงาน และทำตารางข้อมูลออนไลน์
-  บริหารจัดการตารางกิจกรรม Main Stage Mini Stage และห้องสัมมนา
-  ประสานหน่วยงานที่ร่วมจัดกิจกรรม และผู้รับจ้างที่รับผิดชอบ
-  ประสานสอบถามข้อมูล ขอข้อมูลที่สำคัญ รวบรวมข้อมูลและเอกสารที่เกี่ยวข้อง ชี้แจง ทำความเข้าใจ เพื่อให้หน่วยงานรับทราบ
-  ตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลการจองของหน่วยงาน
-  แก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้น ตัดสินใจในเบื้องต้น ก่อนและระหว่างการจัดงาน
-  ดูแลความเรียบร้อยของห้องสัมมนา ประสาน อำนวยความสะดวก ให้ข้อมูลกับผู้เข้าร่วมการสัมมนาและหน่วยงานร่วมจัด จัดวางป้ายบอกทางให้เหมาะสม ตรวจสอบข้อมูลป้ายประกาศหน้าห้องสัมมนา ตรวจสอบข้อมูลอาหาร อาหารว่าง ตลอดการจัดงาน
-  ถ่ายภาพบรรยากาศการจัดกิจกรรมตลอดการจัดงาน เพื่อรายงานผู้บริหารทราบ
-  ติดตามรายงานผลการดำเนินงาน

ผลการดำเนินงาน
ตลอดการจัดงาน 7 วัน ตั้งแต่วันที่ 22-28 กรกฎาคม 2567
- มีการจัดสัมมนา/อบรม/การประชุม/Work shop และกิจกรรมอื่น ๆ ในส่วนของห้องประชุม จำนวน 148 หัวข้อ
- รองรับผู้เข้าร่วมกิจกรรมได้มากกว่า 11,265 คน
- หน่วยงานร่วมจัดกิจกรรมทั้งหน่วยงานในสังกัด อว. และหน่วยงานเครือข่าย จำนวน 23 หน่วยงาน โดยหน่วยงานที่จัดกิจกรรมจำนวนมากที่สุด คือ วช. รองลงมาคือ สนช. บพข. และ บพท. ดังนี้ 

- โดยสรุปผลการจัดงาน อยู่ระหว่างติดตามข้อมูล

ถอดบทเรียนการดำเนินงานและข้อคิดห็นเสนอแนะ เพื่อนำไปสู่การพัฒนาและปรับปรุงการดำเนินงาน
- จำนวนห้องสัมมนา ข้อมูลพื้นฐานของห้องสัมมนา ขนาดห้อง ความจุของห้องที่รองรับได้สำหรับการจัดห้องแต่ละแบบ รายละเอียดอุปกรณ์พื้นฐานที่ส่วนกลางจัดให้ ต้องมีความชัดเจน อุปกรณ์ที่สามารถแจ้งขอเพิ่มเติมได้ ข้อมูลอื่นๆ ที่จำเป็น และแจ้งให้หน่วยงานที่ร่วมจัดได้รับทราบก่อนให้หน่วยงานจองใช้งาน
- ศึกษากฏระเบียบ ข้อบังคับของสถานที่จัดงานให้จัดเจน เช่น ข้อบังคับเรื่องอาหาร อาหารว่าง เพื่อให้ข้อมูลที่ถูกต้องกับหน่วยงาน
- กำหนดช่วงเวลาที่สามารถใช้ห้องสัมมนาได้ให้ชัดเจน 
- ในระยะแรก ควรมีการจัดแบ่งโควต้าให้แต่ละหน่วยงานก่อน เพื่อจัดสรรอย่างเป็นธรรมไม่ให้เกิดความเหลื่อมล้ำกัน
- กำหนดผู้รับผิดชอบ/ผู้ประสานงานให้ชัดเจน ตั้งแต่เริ่มดำเนินงาน กำหนดผู้รับข้อมูลและลงข้อมูลให้ชัดเจน ให้ข้อมูลเข้ามาทางเดียว เพื่อลดความผิดพลาดของข้อมูล 
- ควรมีตารางสรุปการใช้ห้องสัมมนา เพื่อตรวจสอบข้อมูลร่วมกันแบบออนไลน์ และสามารถดูได้แบบ Real time
- จัดทำแบบฟอร์มขอข้อมูลจากหน่วยงานให้ครอบคลุมที่สุดในประเด็นต่างๆ ที่ต้องการ เพื่อได้ข้อมูลที่จำเป็นแบบเบ็ดเสร็จ เช่น วันที่จัด หัวข้อเรื่อง หน่วยงาน รูปแบบงาน จำนวนผู้เข้าร่วม การจัดห้อง อุปกรณ์ที่ต้องการนอกเหนือจากอุปกรณ์พื้นฐานที่มี ข้อมูลการ Live Session เปิด-ปิด ผู้ประสานงานหลัก ผู้ประสานงานรอง ข้อมูลติดต่อ เบอร์โทร Line ข้อมูลอื่นๆ
- ระบบลงทะเบียนกลาง ควรเปิดให้หน่วยงานใช้งานได้ตั้งแต่เริ่มดำเนินการ เพื่อใช้ประกอบในหนังสือเชิญ
- ควรมี Dirctory Board ในส่วนของห้องสัมมนา ทั้งแผนผังห้อง และหัวข้อเรื่องที่มีการจัดกิจกรรมในแต่ละวันที่หน้างาน
- กำกับ ติดตามการดำเนินงาน ตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลที่ผู้รับจ้างดำเนินการ เพื่อลดความผิดพลาด