เครือข่ายส่งเสริมธุรกิจเทคโนโลยีและนวัตกรรม
กปว.#
Knowledge Sharing ชุมชนแห่งการเรียนรู้...
5 แนวคิดที่จะช่วยพัฒนากระบวนการทำงานของเรา 45
5 แนวคิดที่จะช่วยพัฒนากระบวนการทำงานของเรา 45
1. ความรู้ ความเข้าใจ ความสามารถของบุคลากรคือสิ่งสำคัญที่สุด
การสร้างทักษะใหม่หรือพัฒนาทักษะเดิม ที่พนักงานมีความเคยชินจนสามารถทำได้อย่างถนัดอยู่แล้วให้ดีขึ้นไปอีกระดับ จะช่วยให้ผลลัพธ์ของงานออกมามีประสิทธิภาพมากขึ้น เพราะฉะนั้นผู้นำองค์กรควรหาโอกาสที่จะให้ความรู้และสนับสนุนบุคลากรอย่างเต็มที่ในด้านนี้เช่นกัน ตัวอย่างเช่น ในประเทศสิงคโปร์มีโครงการพัฒนาทักษะแรงงานเพื่อช่วยให้บุคลากรระดับกลางได้เรียนรู้สิ่งใหม่ที่จำเป็นต่อการทำงาน ตั้งแต่ทักษะสำคัญ เช่น วิธีการแก้ปัญหา การศึกษาข้อมูลเชิงลึกแล้วนำมาวิเคราะห์เพื่อพัฒนาองค์กร รวมไปถึง Soft Skill อย่างทักษะการประสานงาน การสื่อสาร และการทำงานร่วมกับคนอื่น
2. ความล่าช้าคือหลุมพรางสู่ความผิดพลาด
ในปัจจุบัน มีเทคโนโลยีใหม่ ๆ ถูกพัฒนาเพิ่มขึ้นแทบทุกวัน ดังนั้นถ้าคุณอยากเป็นผู้นำในอุตสาหกรรมของตนเอง การทำงานภายในองค์กรจะต้องรวดเร็ว ลื่นไหล และมีระบบจัดการชัดเจน โดยสามารถเริ่มต้นจากวิธีปรับกระบวนการมอบหมายงานที่ควรช่วยให้บุคลากรเข้าถึงงานเอกสารได้รวดเร็วและได้รับข้อมูลครบถ้วน ถูกต้อง ยิ่งเป็นการทำงานระยะไกลแบบ Online อาจมีบุคลากรบางท่านไม่ถนัดใช้เครื่องมือหรือโปรแกรมสื่อสาร จะยิ่งทำให้การดำเนินงานล่าช้าขึ้น ส่งผลกระทบงานเสร็จไม่ทันเวลา หรือเกิดความผิดพลาดในผลลัพธ์ของงาน ด้วยเหตุนี้ ทำให้หลายองค์กรเริ่มหันมาลงทุนใน Digital Technology มากขึ้น เพื่อช่วยให้กระบวนการทำงานยังคงไว้ซึ่งประสิทธิภาพภาพในยุคของ Digital Tranformation
3. เทคโนโลยีคือกุญแจสู่ความสำเร็จ
อย่างที่บอกข้างต้นว่าองค์กรทั่วโลก พยายามปรับรูปแบบการทำงานให้เป็นแบบ Hybrid work และแน่นอนว่าการที่บุคลากรต้องสลับสถานที่ทำงานอยู่บ่อยครั้ง อาจเป็นช่องโหว่ทำให้เกิดความผิดพลาดได้ทุกเมื่อ เพราะฉะนั้นวิธีบริหารจัดการกระบวนการทำงานและข้อมูลจึงเป็นสิ่งสำคัญที่ทุกองค์กรควรใส่ใจพัฒนา ด้วยการนำเอาเทคโนโลยีหรือระบบการทำงานใหม่ ๆ มาประยุกต์ใช้ เช่น การใช้แพลตฟอร์มออนไลน์ในการสื่อสาร หรือใช้โปรแกรมเฉพาะทางมาประยุกต์ใช้เพื่อการส่งต่อ จัดเก็บข้อมูล ซึ่งสิ่งเหล่านี้ก็จะสามารถยกระดับองค์กรให้ระบบการทำงานงานมีประสิทธิภาพได้แม้ต้องทำงานระยะไกล
4. การปรับตัวคือคุณสมบัติที่ขาดไม่ได้
เป็นเรื่องปกติของทุกองค์กร ที่ต้องอยู่ร่วมกันกับหน่วยงานอีกมากมายในสังคม ต้องพบเจอกับสถานการณ์ที่เหนือการคาดหมายอยู่บ่อยครั้ง
การเตรียมรับมืออุปสรรคหรือการเปลี่ยนแปลงใหม่ ๆ จึงเป็นทักษะที่ผู้นำและบุคลากรควรมี ไม่ว่าจะในเรื่องวิธีการทำงานที่จำเป็นต้องปรับตามกระแส Digitization เริ่มมีการนำข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์อย่างพวกไฟล์ดิจิทัล เอกสารอิเล็กทรอนิกส์มาใช้งาน หรือการพัฒนาสินค้า/บริการให้เข้ากับยุคสมัยได้อย่างไม่หยุดนิ่ง เพื่อเพิ่มความแข็งแรงของฐานองค์กรให้เติบโตอย่างมั่นคงและเอาตัวรอดได้ไม่ว่าจะอยู่ในวิกฤตใดก็ตาม
5. ลดช่องว่างระหว่างผู้บริหารและบุคลากรให้เข้าถึงกันง่ายขึ้น
เพราะระบบการทำงานที่กำลังเปลี่ยนเข้าสู่ Hybrid Work ส่งผลให้ลดการพบปะ/เผชิญหน้า ระหว่างบุคลากรในองค์กรไปโดยปริยาย แต่นั่นไม่ได้หมายถึงต้องลดความถี่ในการติดต่องานลงไปด้วย เพราะปัจจุบันมีเทคโนโลยีระบบอัตโนมัติสำหรับ Human Resource Management เข้าไปช่วยกระชับกระบวนการทำงานไม่ให้ซ้ำซ้อนและเพิ่มความสะดวกรวดเร็วในการติดต่อระยะไกล เช่น การกำหนดไทม์ไลน์งาน การอนุมัติเอกสารสำคัญ และการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล ที่สามารถแก้ไขและส่งต่องานในระบบได้ ทันที ช่วยให้ผู้บริหารเข้าถึงเอกสารง่ายขึ้น ส่งผลให้บุคลากรติดตามงานครบจบตามกำหนดการได้รวดเร็วทันเวลา
จะเห็นได้ว่า ทั้ง 5 วิธีนี้สามารถหยิบมาประยุกต์ใช้ให้เข้ากับการทำงานของ กปว. ในปัจจุบันได้ ไม่ว่าจะเป็น การเติมองค์ความรู้ ทักษะต่าง ๆ ให้กับบุคลากร การเรียนรู้ด้านเทคโนโลยี โปรแกรมใหม่ ๆ การปรับตัวให้ทันต่อสถานการณ์ ประยุกต์ใช้เทคโนโลยีดิจิทัลให้เข้ากับการทำงานในปัจจุบัน อีกทั้งยังสามารถสื่อสาร ส่งต่อเอกสารในระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ไม่ว่าอยู่ที่ไหนก็สามารถติดตามการทำงานได้ หากในอนาคต ได้เรียนรู้ทักษะใหม่ ๆ เทคโนโลยีใหม่ ๆ ที่ทันกับเหตุการณ์เพิ่มเติม ก็จะช่วยให้การทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น
ที่มา : https://www.dittothailand.com/dittonews/5-working-trends-2022-that-global-company-choosed/