Knowledge Sharing ชุมชนแห่งการเรียนรู้...

"5 ตัวช่วย ที่ทำให้การประชุมไม่เป็นเรื่องน่าเบื่ออีกต่อไป"

ใครเบื่อการประชุมบ้าง???
เชื่อว่ามีหลายคนยกมือขึ้นสุดแขนเลยทีเดียว แต่ชีวิตการทำงานของเราคงหลีกเลี่ยงการประชุมไม่ได้ และคงไม่ดีแน่ถ้าเรานั่งเคร่งเครียด ไม่มีความสุขอยู่ในการประชุมครึ่งค่อนวัน
ยิ่งไปกว่านั้นจะทำให้ประสิทธิภาพการทำงานของเราย่ำแย่ลงเรื่อย ๆ ซึ่งคุณไม่ต้องกลุ้มใจไป เพราะมีเทคนิคดี ๆ ที่จะทำให้การประชุมไม่น่าเบื่ออีกต่อไปมาฝาก ดังนี้

====

1) ประเด็นต้องชัดเจน
“การกำหนดวาระประชุมที่แน่นอนทำให้ผู้เข้าร่วมประชุมไม่หลงทาง”
คุณเคยเข้าประชุมแล้วออกมาแบบงงๆ เหมือนไม่มีอะไรเกิดขึ้นบ้างไหมคะ พอรู้ตัวอีกทีเวลาก็หมดไปกับการนั่งเหม่อลอยมองคนปิ้งสไลด์ อ่านพรีเซนต์ ฟังคนเถียงกันในเรื่องที่ไม่เกี่ยวข้องกับวาระการประชุม หากใครเคยประสบพบเจอปัญหาดังกล่าวแสดงว่าการประชุมไม่ได้ผล และเสียเวลาโดยเปล่าประโยชน์

แต่ปัญหานี้มีทางแก้ค่ะ เพียงแค่คุณตอบคำถามให้ได้ว่า “ทำไมจึงมีการจัดประชุมขึ้น” “เป้าหมายหรือวัตถุประสงค์การประชุมคืออะไร” ถ้าคุณตอบได้ การประชุมของคุณจะกระชับ ตรงประเด็น และได้ผลจริงค่ะ

แต่หากคุณเอะอะก็นัดประชุมทุกเรื่องโดยไม่คัดกรองหัวข้อให้ดี ไม่วางแผนอย่างเป็นลำดับขั้น การประชุมก็จะเต็มไปด้วยความสับสนและนั่นทำให้คุณเสียเวลาประชุม แถมยังต้องกลับไปนั่งทำงานแบบไร้ทิศทางด้วย

====

2) ผู้เข้าร่วมประชุมต้องแชร์
“การแชร์ความเห็นทำให้การประชุมมีสีสัน และเกิดคุณค่า”
คุณอาจเคยชินกับบรรยากาศการเข้าประชุมที่มีแต่คนหน้าเดิมๆ พูดออกความคิดเห็น ส่วนที่เหลือก็นั่งก้มหน้าก้มตากดโทรศัพท์บ้าง แสร้งทำเป็นจดบันทึกการประชุมบ้าง ฟังหูซ้ายทะลุหูขวาบ้าง

ภาพแบบนี้ทำให้การประชุมไร้ชีวิตชีวาและผิดวัตถุประสงค์ของการประชุมค่ะ เพราะความสำคัญของการประชุมคือ เป็นเวทีแลกเปลี่ยนข้อมูลข่าวสารระหว่างกัน เพื่อให้ทุกคนเข้าใจแผนงานและปฏิบัติงานอย่างมีเป้าหมายเดียวกัน

ดังนั้นการประชุมที่ดีต้องมีการปฏิสัมพันธ์กันระหว่างผู้พูดและผู้ฟัง ประธานควรดำเนินการประชุมอย่างกระตือรือร้น ยิ้มแย้มแจ่มใส ไม่พูดระบายอารมณ์ของตนเองในที่ประชุม และควรเปิดใจรับฟังผู้เข้าร่วมประชุมโดยปราศจากอคติ

ส่วนผู้เข้าร่วมประชุมก็ไม่ควรนั่งฟังเฉย ๆ โดยไม่แสดงความคิดเห็น ไม่แชร์ไอเดีย หรือไม่ร่วมกิจกรรมใด ๆ จงคิดว่าการได้เข้าประชุมคือโอกาสดีที่ได้นั่งคุยกับเพื่อน ได้เห็นความคืบหน้าของงาน เพื่อที่ทีมจะได้มองเห็นภาพความสำเร็จร่วมกัน และช่วยกันสร้างสรรค์งานให้บรรลุเป้าหมายต่อไป

====

3) การนำเสนอต้องน่าสนใจ
“การนำเสนอที่น่าสนใจช่วยให้การประชุมสัมฤทธิ์ผล”
เมื่อคุณลองหลับตาและนึกถึงภาพ Presentation ของการประชุมที่บริษัท เชื่อแน่ว่าคนส่วนใหญ่จะเห็นภาพ Presentation ที่เต็มไปด้วยตัวหนังสือที่ชวนให้ง่วงนอน มิหนำซ้ำผู้พูดก็ยังนำเสนอข้อมูลด้วยน้ำเสียงโมโนโทน ด้วยเหตุนี้จึงไม่น่าแปลกใจที่คุณจะสัปหงก และเผลอหลับคาห้องประชุมบ่อย ๆ

แต่รู้ไหมว่าตอนนี้หมดยุคที่ผู้คนจะสื่อสารกันด้วยวิธีการแบบเดิม ๆ แล้วค่ะ โลกหมุนเร็วกว่าที่คิด การใช้ข้อมูลจากตัวหนังสือประกอบการนำเสนอเป็นสิ่งที่แสนน่าเบื่อและทำให้หัวใจห่อเหี่ยว

ดังนั้นถึงเวลาแล้วที่คุณต้องเปลี่ยนรูปแบบการนำเสนอให้ทันสมัย และดึงดูดความสนใจให้มากขึ้น เช่น ใช้ Infographic, Video Clip หรือ Multimedia เริ่ดๆ มาประกอบการนำเสนอในที่ประชุมลองทำดูนะคะ แล้วการประชุมของคุณจะ Work สุด ๆ ไปเลยค่ะ

====

4) ความถี่ประชุมต้องเหมาะสม
“การปรับความถี่ในการประชุมมีผลต่อประสิทธิภาพของผู้ร่วมประชุม”
ปัญหาที่หนุ่มสาวออฟฟิศต่างบ่นเป็นเสียงเดียวกันก็คือ ประชุมทั้งวันจนแทบไม่มีเวลาไปทำอย่างอื่น บางคนพูดติดตลกว่า “มีอาชีพรับจ้างประชุม” อย่างที่เกริ่นไว้ตอนต้นว่าการประชุมที่ดีต้องมีวัตถุประสงค์ชัดเจน ไม่ใช่นึกอยากจะเรียกประชุมเมื่อไหร่ก็ได้ เพราะหากประชุมพร่ำเพรื่อ ผู้เข้าร่วมจะไม่เห็นความสำคัญและพาลไม่อยากเข้าประชุมได้

นอกจากนี้ ควรมีคนคอยควบคุมเวลาไม่ให้การประชุมยืดยาวเกินไป เพราะสมาธิของคนเรามีจำกัด การประชุมเลยเวลาอาจทำให้ผู้เข้าประชุมไม่สามารถตัดสินใจได้อย่างถูกต้อง เนื่องจากเหนื่อยล้าและมึนงงกับชั่วโมงประชุมที่ยาวนาน

====

5) ประชุมเสร็จต้องสรุปและติดตามผล
“การจดรายงานการประชุมช่วยเตือนความจำ และช่วยผลักดันงานให้สำเร็จ”
เทคนิคอีก 1 ข้อที่สำคัญไม่แพ้กันก็คือ ต้องสรุปและติดตามผลการประชุมค่ะ เพราะการเขียนสรุปการประชุมจะทำให้ผู้เข้าร่วมทราบว่า ผลของการประชุมคืออะไร ใครต้องรับผิดชอบดำเนินการเรื่องใดต่อ

ลองคิดดูนะคะว่าหากมีประเด็นถกเถียง โต้แย้ง หรือแชร์ไอเดียที่เป็นประโยชน์ในที่ประชุม แต่ไม่มีใครจดบันทึกเอาไว้ เมื่อเวลาผ่านไปทุกคนก็จะลืม และไม่ได้นำสิ่งที่ประชุมมาปฏิบัติต่อให้เป็นรูปธรรม ผลคือ การประชุมทั้งหมดสูญเปล่า

ในทางกลับกันหากมีการจดบันทึกข้อคิดเห็นสำคัญหรือมติที่ประชุมไว้ ทุกคนก็จะมีหลักฐานอ้างอิง สามารถยึดถือเป็นแนวปฏิบัติในการทำงานต่อไปได้ ซึ่งสิ่งนี้ทำให้การทำงานราบรื่น และมีประสิทธิภาพสูงสุดค่ะ

ที่มา : https://learninghubthailand.com/5-helpers-that-make-meetings-no-longer-boring/