Knowledge Sharing ชุมชนแห่งการเรียนรู้...

“เคยไหม ทำงานแล้วหงุดหงิดด้วยสาเหตุเหล่านี้”

“เก็บข้อมูลSpreadsheetสามารถพิมพ์ได้เฉพาะตัวอักษร ตัวเลข หรืออย่างมาก
ใส่สูตรคำนวณต่างๆ แต่ไม่สามารถแนบรูปภาพ ไฟล์เสียง ไฟล์ pdf หรือลิ้งก์ประกอบเพื่อโยงไปหาข้อมูลที่ต้องการได้
ทำให้ต้องไปเปิดไฟล์ต่างๆ นอกโปรแกรม”

“แชร์ไฟล์ทำงานร่วมกับคนอื่น...แต่พอมีคนแก้ไขข้อมูลต่างๆ ในรูปแบบตาราง ก็กระทบข้อมูลอื่นๆ ไปหมด ทำให้มีโอกาสที่จะเกิดการทำซ้ำและข้อผิดพลาดต่างๆ ได้”

“ถ้าใครเคยประสบกับปัญหาเหล่านี้ การอ่านบล็อกนี้อาจทำให้เจอทางออก หรือตัวช่วยดีๆ ในการนำไปประยุกต์ใช้
และพัฒนาการทำงานให้มีประสิทธิภาพได้มากยิ่งขึ้น”

……………………….

ทำความรู้จักกับ Airtable… รู้ไหมคืออะไร?

Airtable เป็นแพลตฟอร์มการสร้างตาราง Spreadsheet ที่ผสมผสานระหว่างตารางแบบ Excel กับการรวมฐานข้อมูล (Database) ไว้ในที่เดียวกัน โดยความโดดเด่นของ Airtable คือใช้งานง่าย สามารถสร้างตารางเพื่อเป็นฐานข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว ทำให้ต่างจากการสร้างตาราง Excel แบบเดิม ๆ แม้ว่าหน้าตาของตารางคล้ายกับ Spreadsheet ที่หลายคนคุ้นเคยและยังมีฟีเจอร์ที่แตกต่าง อาทิ

• สามารถปรับแต่ง Field หรือตัวกำหนดรูปแบบข้อมูลได้อย่างหลากหลาย รวมถึงบาร์โค้ดและสูตรคำนวณต่าง ๆ
• กำหนดได้ว่าผู้ใช้งานแต่ละคน มีอำนาจในการเข้าถึงข้อมูลได้ในระดับใด
• มีเทมเพลตสำเร็จรูปให้เลือกใช้ รวมถึงตารางในการวางแผนโซเขียลมีเดียด้วย
• สามารถปรับมุมมองการดูข้อมูลในตารางได้อย่างหลากหลาย

คุณสมบัติของ Airtable ที่น่าสนใจ...ต้องมีฟีเจอร์ที่โดดเด่น?

ฟีเจอร์เด่นของ Airtable คือตารางที่สร้างขึ้นมาสามารถเชื่อมโยงไปอีกตารางได้โดยมีความสัมพันธ์ระหว่างกัน จึงมีคุณสมบัติของการเป็นฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ (Relational database) อย่างแท้จริงหากจะยกตัวอย่างให้เห็นภาพชัดเจนขึ้น ให้ลองจินตนาการถึงการสร้างฐานข้อมูลเกี่ยวกับสโมสรฟุตบอลสัก 1 ทีม ซึ่งตารางข้อมูลที่จะต้องสร้างประกอบด้วย ทีม, ผู้เล่น, ทีมโค้ช และแมตช์แข่งขัน โดยตารางเหล่านี้ล้วนมีความเกี่ยวข้องและสัมพันธ์กัน เนื่องจากทีมต้องประกอบไปด้วยผู้เล่นและทีมสต๊าฟโค้ช, แมตช์แข่งขันในแต่ละนัดจะประกอบไปด้วย 2 ทีมที่ลงแข่งขันกัน ซึ่ง Airtable สามารถสร้างลิงก์ที่เชื่อมโยงความสัมพันธ์เหล่านี้ได้ จึงทำให้การใส่ข้อมูลในแต่ละตารางทำได้ง่ายและสะดวกยิ่งขึ้น

ประโยชน์ของ Airtable…รู้แล้วจะช่วยให้การทำงานง่ายขึ้น?

นอกจาก Airtable จะช่วยให้จัดการข้อมูลในรูปแบบโปรแกรม Excel ได้ง่ายยิ่งขึ้นแล้ว ก็ยังมีประโยชน์อีกหลายประการ ดังนี้

• สามารถทำงานร่วมกันได้เป็นอย่างดี โดยผู้ใช้งานสามารถมอบหมายงาน แชร์สถานะต่าง ๆ ของโปรเจ็กต์
  ที่ทำงานร่วมกันได้ ขณะที่ผู้ใช้งานคนอื่นก็สามารถค้นหาและแชร์ข้อมูลที่เกี่ยวข้องร่วมกันได้เช่นกัน นอกจากนี้ ผู้ใช้งานยังสามารถกำหนดบทบาทและระดับการเข้าถึงข้อมูลต่าง ๆ ให้กับเพื่อนร่วมงานได้ด้วย   
• หน้าตาเหมือน Spreadsheet ที่คุ้นเคย จึงทำให้ผู้ใช้งานที่เคยใช้โปรแกรม Excel หรือ Google Sheets
  มาก่อนแล้วสามารถใช้งานได้ง่าย ๆ
• มีเทมเพลตสำเร็จรูปที่สร้างไว้ให้ จึงสามารถเลือกใช้งานได้เลย แม้จะไม่เคยใช้งาน Airtable มาก่อน ก็สามารถนำเทมเพลตเหล่านี้มาใช้ได้ โดยไม่ต้องออกแบบใด ๆ เพียงแค่ใส่ข้อมูลที่ต้องการเข้าไปเท่านั้น
• Airtable เป็นแพลตฟอร์มที่สามารถปรับแต่งได้ ทำให้ผู้ใช้งานเข้าถึงข้อมูลได้จากมุมมองที่ต่างกันออกไปได้ อาทิ ตาราง, ปฏิทิน, กระดานทำงานแบบ Kandan หรือแบบฟอร์มกรอกข้อมูล อีกทั้งยังสามารถปรับแต่งเพิ่มเติมข้อมูลได้ตามต้องการด้วย
• ระบบแจ้งเตือนอัตโนมัติที่ช่วยลดการทำงานซ้ำซ้อนกัน เพียงกำหนดหรือตั้งค่าการทำงานให้เหมาะสม ก็สามารถช่วยประหยัดเวลา และเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานภายในทีมยิ่งขึ้น
• มีระบบการติดตามข้อมูล จึงช่วยให้ผู้ใช้งานแต่ละคนสามารถติดตามข้อมูลที่มีการเปลี่ยนแปลงได้ เมื่อตารางหรือข้อมูลต่าง ๆ ที่บันทึกไว้มีการอัพเดตหรือเปลี่ยนแปลงข้อมูล ส่งผลให้การทำงานร่วมกันเป็นทีม
  มีประสิทธิภาพและมีความโปร่งใสยิ่งขึ้น   

งานแบบไหนเหมาะกับ Airtable?...มีงานของเราไหม มาดูกันเลย

ด้วยฟีเจอร์ต่าง ๆ ของ Airtable ที่ให้มานั้น ทำให้ใช้งานได้ง่ายโดยไม่จำเป็นต้องใส่โค้ดให้ยุ่งยาก จึงได้รับความนิยม
ในธุรกิจต่าง ๆ และนี่คืองานประเภทต่าง ๆ ที่เหมาะกับการใช้งาน Airtable เพื่อให้การทำงานราบรื่นยิ่งขึ้น

• ปฏิทินสำหรับวางแผนคอนเทนต์
• การวางแผนบริหารโครงการ (Project Management)
• การจัดการแคมเปญด้านการตลาด
• เปิดตัวสินค้าหรือผลิตภัณฑ์ต่าง ๆ
• แคตตาล็อกผลิตภัณฑ์
• วางแผนงานอีเวนต์ต่าง ๆ
• รับสมัครหางาน
• การจัดการบริหารสินค้าคงคลัง (Inventory Management)
• จัดเก็บข้อมูลพนักงานสำหรับฝ่ายบุคคล

โดยเฉพาะ กองส่งเสริมและประสานเพื่อประโยชน์ทางวิทยาศาสตร์ วิจัยและนวัตกรรม หรือที่เราเรียกกันว่า กปว. ซึ่งเป็นกองแห่งเจ้าภาพงานอีเว้นต์ทั้งปวง ไม่ว่าจะเป็นงานมหกรรมที่ยิ่งใหญ่ที่สุดแห่งปี “งานมหกรรมส่งเสริมการใช้ประโยชน์ อววน. เพื่อการพัฒนาเศรษฐกิจไทยอย่างยั่งยืนด้วยพลังสหวิทยาการ (อว.แฟร์ : Sci Power Thailand)” หรือการจัดกิจกรรมการประกวดวงดนตรีผสมผสานประกอบการแสดงวัฒนธรรมพื้นถิ่นไทย ระดับอุดมศึกษา (MHESI MUSIC VARIETY AWARDS 2024) และอีกหลาย ๆ งาน ที่จะต้องมีการประสานหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง วางแผนมอบหมายงาน และจัดเก็บข้อมูลในส่วนที่เกี่ยวข้องมากมายและหลากหลายมิติ เช่น ข้อมูลหน่วยงาน/ผู้ประสานงาน ข้อมูลผลงาน/ผลิตภัณฑ์/วงดนตรีที่เข้าร่วม ภาพการจัดกิจกรรมหรือลิ้งก์ที่เกี่ยวข้อง รวมถึงข้อมูลต่าง ๆ ที่มีความสำคัญและเป็นประโยชน์ต่อการจัดงาน/กิจกรรม ในการนี้ ผู้เขียนคิดว่า Airtable จะสามารถเป็นเครื่องมือที่ช่วยให้การจัดงานอีเว้นต์ต่างๆ เหล่านี้ มีประสิทธิภาพและบรรลุเป้าหมายการทำงานได้ง่ายขึ้น ทั้งนี้ ขอฝากตัวอย่างหน้าตาและขั้นตอนเบื้องต้นในการสร้างตาราง Airtable สำหรับสร้าง Workspace ที่จะเป็นพื้นที่ทำงานร่วมกัน ดังนี้

1. สร้าง Workspace โดยกด + ตรงแถบ  Workspace ทางฝั่งข้ายมือ หรือด้านล่างสุด เพื่อสร้าง Workspace สำหรับทำงานร่วมกันภายในทีม โดยสามารถตั้งชื่อโปรเจกต์หรืองานที่รับผิดชอบได้

2. สร้าง Base (ฐานข้อมูลที่อยู่ใน Workspace) โดยผู้ใช้งานสามารถ copy เทมเพลตสำเร็จรูปที่มีอยู่ใน Airtable มาใช้งานได้เลย เนื่องจากเทมเพลตเหล่านี้มีการออกแบบที่รองรับการทำงานไว้หลากหลายรูปแบบ ซึ่ง Base ที่สร้างขึ้นมานั้น จะเป็นฐานข้อมูลสำหรับโปรเจกต์ใดโปรเจกต์หนึ่ง ดังนั้น ใน Workplace เดียวกันจึงสามารถสร้าง Base ใหม่ ๆ ขึ้นมาได้จากนั้นก็เลือกมุมมองของ Base ว่าต้องการให้เห็นหน้าจอเป็นแบบใด อาทิ ตาราง, ปฏิทิน, กระดานทำงานแบบ Kandan หรือแบบฟอร์มกรอกข้อมูล พร้อมทั้งสามารถมอบหมายงานให้เพื่อนร่วมงาน และกำหนดบทบาทในการเข้าถึงข้อมูลได้ด้วย ขณะเดียวกันก็สามารถแชร์ Base ที่ต้องการให้กับบุคคลภายนอก เช่น หน่วยงานที่เกี่ยวข้อง ดูได้ด้วย

เพียง 2 ขั้นตอนง่าย ๆ เราก็จะได้ Spreadsheet ที่สามารถจัดเก็บฐานข้อมูลได้หลากหลายตามความต้องการ ซึ่งจะช่วยให้การทำงานร่วมกันเป็นทีมเป็นเรื่องที่ง่ายยิ่งขึ้น ทั้งนี้ ผู้อ่านที่มีความสนใจและคิดว่าแพลตฟอร์มนี้จะเป็นประโยชน์และช่วยในการพัฒนาการทำงานให้สะดวก และมีประสิทธิภาพมากขึ้น ก็สามารถตามไปลองดาวน์โหลดและใช้งานกันดูได้นะคะ

........ขอบคุณผู้อ่านทุก ๆ ท่านค่ะ....................

แหล่งข้อมูลอ้างอิง

https://www.iplandigital.co.th/collaborative-apps/what-is-airtable/