Knowledge Sharing ชุมชนแห่งการเรียนรู้...

งานวิจัยจากมหาวิทยาลัยเวคฟอเรสต์ พบว่า “การจดสิ่งที่ต้องทำ” ช่วยให้เราวิตกกังวลน้อยลง ไม่แพ้การทำงานเสร็จแล้วเลย 

ในงานวิจัยได้ให้ผู้เข้าร่วมการทดลองทำกิจกรรมอุ่นเครื่องก่อนเริ่มทำภารกิจหลัก โดยผลพบว่าหากพวกเขาทำกิจกรรมอุ่นเครื่องไม่เสร็จ แล้วต้องทำภารกิจจริงๆ ต่อ มักจะทำออกมาได้ไม่ดี อย่างไรก็ตาม เมื่อผู้ร่วมทดลองได้มีโอกาสจดและวางแผนการทำกิจกรรมอุ่นเครื่องต่อให้เสร็จ ก่อนจะเปลี่ยนไปทำภารกิจหลัก ผลพบว่าพวกเขาทำงานได้ดีขึ้นอย่างเห็นได้ชัด เป็นเพราะเมื่อเราจดสิ่งที่ต้องทำไว้ เราจะไม่ค่อยกังวลกับกองงานที่เหลือ เครียดน้อยลง และโฟกัสกับงานตรงหน้าได้ดีขึ้น จะเห็นได้ว่าเราไม่จำเป็นต้องทำงานให้เสร็จเพื่อให้ความเครียดและความกังวลเบาลง เพียงแค่วางแผนว่าจะทำมันอย่างไร เท่านี้เราก็เคลียร์หัวให้พร้อมสำหรับการลุยงานที่สำคัญกว่าตรงหน้าแล้ว เท่านั้นยังไม่พอ การจดสิ่งที่ต้องทำนั้นยังช่วยเปลี่ยนเป้าหมายที่เป็น ‘นามธรรม’ ให้ดูเป็น ‘รูปธรรม’ มากขึ้น

1. เขียนหัวข้อสิ่งที่ต้องทำทั้งหมด

​เขียนสิ่งที่ต้องทำทั้งหมดในแต่ละวัน และแบ่งว่างานไหนเป็นงานหัวข้อใหญ่ที่มีกิจกรรมย่อย ๆ แล้วจึงแบ่งงานย่อย ๆ นั้นออกมา ใต้หัวข้อใหญ่ เพื่อทำให้เราเห็นภาพรวมของสิ่งที่ต้องทำทั้งหมด

2. ลำดับความสำคัญ

เมื่อเขียนงานที่ต้องทำออกมาทั้งหมดแล้ว จะเริ่มเห็นภาพรวมว่างานที่ต้องทำมีเต็มไปหมด วิธีการต่อไปก็คือจัดลําดับความสําคัญของงานทั้งหมด วิธีการง่ายๆคือ ลองกำหนดว่างาน ไหนที่ต้องทำวันนี้ ในสัปดาห์นี้ ในเดือนนี้ หรือเวลาว่าง การทำแบบนี้นอกจากจะเป็นการทำให้เราสบายใจแล้ว ยังทำให้ไม่หลงลืมและไม่ผิดพลาดอีกด้วย โดยการแบ่งลำดับความสำคัญของงานนั้นสามารถแบ่งออกเป็น 4 ประเภท คือ

1: สำคัญ และ เร่งด่วน งานที่ต้องทำด้วยตัวเองโดยด่วนที่สุด และดีที่สุด

2: สำคัญ แต่ไม่เร่งด่วน งานต้องทำด้วยตัวเองแต่ไม่ด่วนมาก แต่ก็ต้องดีที่สุดเช่นกัน

3: ไม่สำคัญ แต่เร่งด่วน งานที่อาจทำเองหรือฝากคนอื่นทำได้ แต่โดยเร็วที่สุด

4: ไม่สำคัญ และ ไม่เร่งด่วน งานที่อาจทำเองหรือฝากคนอื่นทำได้ แต่ไม่เร่งด่วน เสร็จหรือไม่ เมื่อไหร่ก็ไม่ก่อความเดือดร้อนเสียหาย ว่างแล้วค่อยทำได้

!!!ซึ่งการวัดความเร่งด่วนนั้นอาจจะวัดได้จากเดดไลน์ที่เข้ามา และแน่นอนถ้ามีหลายงานที่มีเดดไลน์เข้ามาทั้งหมดให้เราเลือกทำงานที่มีความสำคัญมากที่สุดโดยอาจใช้เกณฑ์ต่างๆ!!!

3.ทยอยทำทีละงานและจัดการสิ่งที่ถูกดำเนินการแล้ว

เมื่อเราจัดลำดับความสำคัญของงานออกมาเรียบร้อยแล้ว ก็เริ่มลงมือทำะ เริ่มทยอยทำงานทีละชิ้นตามลำดับ ดีกว่าการทำงานหลายอย่างไปในเวลาเดียวกัน เพราะจะได้มีสมาธิกับงานนั้นอย่างเต็มที่ ภายใต้เวลาทำงานที่น้อยที่สุดนั่นเอง เริ่มจากงานที่สำคัญและเร่งด่วนก่อน เพราะว่าเป็นงานที่ต้องลงมือทำด้วยตนเองและมีระยะเวลาจำกัด จากนั้นเมื่อทำงานเสร็จสมบูรณ์ในแต่ละชิ้นแล้ว ให้คุณจัดการสิ่งที่ถูกดำเนินการแล้วออกจากตารางได้เลย แต่ถ้ายังไม่เสร็จสมบูรณ์ ให้แบ่งเป็นรายการที่ยังไม่ได้ดำเนินการ รายการที่กำลังรอการดำเนินการ และรายการที่ดำเนินการเสร็จเรียบร้อยแล้ว เมื่อเราแบ่งการจัดการแล้วก็สามารถตรวจเช็กได้ว่างานไหนที่เราดำเนินการอยู่นั้นได้ถึงขั้นตอนการทำงานไหนแล้วอย่าลืมว่าทุกครั้งที่เคลียร์งานแต่ละงานเสร็จให้ขีดฆ่าออกจาก To Do List ทีละงาน สามารถช่วยให้ทราบความคืบหน้าของงานที่สม่ำเสมอ ทำให้รู้สึกสบายใจกับงานที่ลุล่วงด้วย

4. ไม่ลืมที่จะทบทวน

เมื่อคุณทำครบทุกข้อข้างบนแล้ว ข้อสุดท้ายก็คือติดตามผล ด้วยการคอยเช็กว่างานที่วางไว้ทำสำเร็จตามเป้าหมายที่ตั้งไว้หรือไม่ ตกหล่นข้อใดไปหรือเปล่า หรือกำลังประสบกับปัญหาตรงจุดใดอยู่ การทบทวนตัวเองจะช่วยให้คุณจัดเรียงลำดับความสำคัญของงานใหม่ เพื่อที่จะได้ทำตามเป้าหมายในวันถัดไป และยังเป็นตัวชี้วัดประสิทธิภาพในการทำงานของตัวเองอีกด้วย เทคนิคที่อยากแนะนำคือ ในทุกสัปดาห์ ควรทำ Weekly Review เพื่อที่จัดได้จัดการ To Do List ของตัวเองและพร้อมรับมือการทำงานในสัปดาห์ต่อไป

ข้อเสนอแนะ

นอกจากงานที่ทำเป็นประจำที่สามารถวางแผนการดำเนินการได้ ยังมีงานที่เร่งด่วนเข้ามาทำให้บ้างทีอาจหลุดโฟกัสกับงานที่ทำประจำ ดังนั้นคิดว่าการทำ To Do List เป็นตัวช่วยหนึ่งที่ช่วยทำให้เราไม่ทำงานตกหล่นจากงานที่ทำประจำเเละงานเร่งด่วน และสามารถจัดลำดับการทำงานและวางแผนการดำเนินงาน เพื่อช่วยให้ไม่ให้เกิดความกังวลต่องานที่ทำ