Knowledge Sharing ชุมชนแห่งการเรียนรู้...

1) ภาระงานที่ได้รับมอบหมาย บทบาท และหน้าที่

ได้รับมอบหมายเป็นคณะกรรมการตรวจรับพัสดุในงานจ้างเหมาจัดงาน One Stop Open House ประจำปี 2568 ซึ่งมีหน้าที่ดำเนินการพิจารณาตรวจรับงานให้เป็นไปตามระเบียบพัสดุ โดยพิจารณาตามสัญญาจ้างงานว่ามีความถูกต้อง ครบถ้วน ตามสัญญาหรือไม่

2) ความสำเร็จ / ความประทับใจในการมีส่วนร่วมของกิจกรรม

จากการประชุมตรวจรับพัสดุ พบว่าผลการดำเนินงานในการจ้างเหมาจัดงาน One Stop Open House 2024 ครบถ้วนเป็นไปตามสัญญาว่าจ้าง นอกจากนี้ยังมีผลการประเมินผลกระทบที่วัดระดับความสำเร็จของการจัดงาน โดยสรุปได้ดังนี้

การจัดงาน "ONE STOP OPEN HOUSE 2024" จัดขึ้นระหว่างวันที่ 27 พฤศจิกายน - 1 ธันวาคม พ.ศ. 2567 ณ ศูนย์ประชุมแห่งชาติสิริกิติ์ กรุงเทพมหานคร โดยสำนักงานปลัดกระทรวงการอุดมศึกษา วิทยาศาสตร์ วิจัยและนวัตกรรม (สป.อว.) มีวัตถุประสงค์หลักเพื่อเป็นเวทีให้มหาวิทยาลัยนำเสนอข้อมูลหลักสูตรและการเรียนการสอน เพื่อให้นักเรียน นักศึกษา ผู้ปกครอง และผู้สนใจทั่วไป ใช้ประกอบการตัดสินใจศึกษาต่อในระดับอุดมศึกษา

ประเด็นสำคัญ:

วัตถุประสงค์:แสดงศักยภาพด้านการอุดมศึกษา วิทยาศาสตร์ วิจัย และนวัตกรรม (อววน.) และสร้างแรงบันดาลใจในการเรียนรู้ด้านนี้

• ให้มหาวิทยาลัยนำเสนอข้อมูลหลักสูตร เพื่อประกอบการตัดสินใจศึกษาต่อในปีการศึกษา 2568
• กลุ่มเป้าหมาย: นักเรียนชั้นมัธยมศึกษาตอนปลาย, สถานศึกษา, บุคลากรทางการศึกษา, ผู้ปกครอง และประชาชนที่สนใจ ทั้ง Onsite และ Online
• จำนวนผู้เข้าร่วมงาน: รวม 201,872 คน โดยแบ่งเป็น:
• Onsite (ลงทะเบียนที่ศูนย์ประชุมฯ): 57,515 คน (28.5%)
• Online (ผ่าน Facebook): 95,009 คน (47.1%)
• Online (ผ่าน X): 49,348 คน (24.4%)
• “สรุปข้อมูลการจัดงาน ONE STOP OPEN HOUSE 2024 ระหว่างวันที่ 27 พฤศจิกายน – 1 ธันวาคม พ.ศ. 2567 มีจำนวนผู้เข้าร่วมงานที่ลงทะเบียนบริเวณศูนย์ประชุมแห่งชาติสิริกิติ์และ Online ผ่านทาง Facebook และ X มีจำนวนทั้งสิ้น 201,872 คน ส่วนใหญ่เข้าร่วมกิจกรรม ONE STOP OPEN HOUSE 2024 ผ่านทาง Online ด้วยแอปพลิเคชัน Facebook มากที่สุด…”
• ข้อมูลผู้ตอบแบบสอบถาม: ส่วนใหญ่เป็นนักเรียน (35.5%), ครู (29.4%), และผู้ปกครอง (32.9%) นักเรียนส่วนใหญ่กำลังศึกษาในระดับชั้นมัธยมศึกษาปีที่ 6 (31.7%) ผู้เข้าร่วมงานส่วนใหญ่อยู่ในเขตภาคกลาง (26.0%)
• จำนวนผลงาน/ชิ้นงานที่จัดแสดง: มีมหาวิทยาลัยและหน่วยงานร่วมกิจกรรม 37 แห่ง และมีกิจกรรม Land Mark Zone 5 แห่ง
• การวิเคราะห์ผลกระทบทางเศรษฐกิจและสังคม (SROI):งบประมาณในการจัดงาน: 48,849,139 บาท
• ผลการประเมิน SROI โดยรวม: ลงทุน 1 บาท ได้ผลตอบแทนกลับมา 2.42 บาท
• SROI สำหรับกลุ่ม Onsite: ลงทุน 1 บาท ได้ผลตอบแทนกลับมา 0.667 บาท
• SROI สำหรับกลุ่ม Online: ลงทุน 1 บาท ได้ผลตอบแทนกลับมา 1.75 บาท
• “กล่าวได้ว่า ผลประเมินผลกระทบทางเศรษฐกิจและสังคม (Social Return of Investment : SROI) ของการจัดงาน ONE STOP OPEN HOUSE 2024 … โดยภาพรวมลงทุนไป 1 บาท ผลตอบแทนกลับมา 2.42 บาท”
• ความพึงพอใจของผู้เข้าร่วมงาน: โดยรวมอยู่ในระดับ "มากที่สุด" (ค่าเฉลี่ย 4.65 จาก 5) ในด้านต่างๆ เช่น ภาพรวมของงาน, สถานที่จัดงาน, การให้บริการ, การต้อนรับจากเจ้าหน้าที่, ความรู้ที่ได้รับ, และรูปแบบกิจกรรมภายในบูธ
• “ผลประเมินวิเคราะห์และประเมินความพึงพอใจและข้อคิดเห็นงาน ONE STOP OPEN HOUSE 2024… โดยภาพรวมอยู่ในระดับมากที่สุด (̅=4.65 , S.D.=.557 , คิดเป็นร้อยละ 99.00)”
• สิ่งที่ผู้เข้าร่วมงานประทับใจ: การรวม OPEN HOUSE ของมหาวิทยาลัยต่างๆ ไว้ในที่เดียวกัน, ข้อมูลและคำแนะนำที่ได้รับ, เทคโนโลยีและนวัตกรรมที่นำมาจัดแสดง, และการให้คำปรึกษาจากเจ้าหน้าที่และวิทยากร
•  

3) การถอดบทเรียน (Lessons Learn) ในการมีส่วนร่วมของกิจกรรม

    การดำเนินงานควรอยู่บนการวางแผนที่ชัดเจน มี time line ที่เหมาะสม ไม่เร่งด่วน ผ่านการเตรียมความพร้อมการดำเนินงาน และการประสานงานเครือข่ายความร่วมมือ เป็นอย่างดี การดำเนินงานด้วยเวลาจำกัด บนความเร่งรีบ เป็นความท้าทายต่อการผลการดำเนินงานที่มีประสิทธิภาพและการใช้จ่ายงบประมาณที่สร้างผลลัพธ์ที่คุ้มค่า ทั้งนี้เมื่อพิจารณาจากค่า ROI และ SROI ที่มากกว่า 100% แล้ว ถือว่าเป็นความสำเร็จในการดำเนินงานในครั้งนี้

    ในส่วนของการตรวจรับพัสดุนั้น จากการเป็นกรรมการตรวจรับงานจากเหมาจัดงานที่เป็น Event มาหลายงาน ทำให้สามารถสรุปสาระสำคัญ หรือประเด็นที่ต้องให้ความสำคัญ ดังนี้

ความครบถ้วนของขอบเขตงาน (Scope of Work)

• ตรวจสอบว่างานที่ดำเนินการแล้วตรงกับข้อตกลงใน TOR (Terms of Reference) หรือในสัญญาหรือไม่
• มีองค์ประกอบครบถ้วน เช่น อุปกรณ์ เวที ระบบแสงสีเสียง กิจกรรม ฯลฯ ตามที่กำหนด ควรให้ความสำคัญกับ สิ่งที่เกิดขึ้นระหว่างการจัดงาน โดยเฉพาะงานที่ไม่สามารถย้อนกลับมาแก้ไขได้ เช่น ระบบแสงสีเสียง ที่ถ้าผิดเงื่อนไขแล้ว จะไม่สามารถย้อนมาดำเนินการย้อนหลังได้  หรือกิจกรรมที่ระบุว่าต้องจัดภายในงาน และไม่สามารถจัดกิจกรรมย้อนหลังงานได้

คุณภาพและมาตรฐานของงาน

• ตรวจสอบคุณภาพของอุปกรณ์และบริการ เช่น ความคมชัดของจอ LED, ระบบเสียงที่ไม่สะท้อนหรือขาดหาย
• ประเมินความปลอดภัยของอุปกรณ์ เช่น การติดตั้งโครงสร้างเวทีให้มั่นคง

ระยะเวลาในการดำเนินงาน

• ตรวจสอบว่างานจัดเตรียมเสร็จตามกำหนดเวลาหรือไม่
• การส่งมอบงานและเก็บกวาดพื้นที่หลังจบงานดำเนินการเสร็จตามเงื่อนไขที่ตกลงกัน

การเบิกจ่ายและเอกสารประกอบ

• ตรวจสอบใบส่งมอบงาน รายการค่าใช้จ่าย ใบเสร็จ และหลักฐานการทำงาน
• ตรวจสอบว่าสอดคล้องกับงบประมาณและข้อตกลงในสัญญาหรือไม่

ข้อร้องเรียนหรือปัญหาระหว่างงาน

• มีการบันทึกข้อร้องเรียนหรือปัญหาที่เกิดขึ้น เช่น การล่าช้า คุณภาพของงานที่ไม่ได้มาตรฐาน
• มีแนวทางแก้ไขหรือมาตรการป้องกันในอนาคต

การตรวจรับโดยคณะกรรมการ

• ต้องมีคณะกรรมการตรวจรับที่เกี่ยวข้อง และมีการลงนามรับรองอย่างถูกต้อง
• การตรวจรับต้องโปร่งใส เป็นไปตามระเบียบ และสามารถตรวจสอบย้อนหลังได้

การตรวจรับพัสดุสำหรับงาน Event ต้องมีความรอบคอบเพื่อให้มั่นใจว่างานที่ได้รับมีคุณภาพตรงตามข้อตกลง ลดความเสี่ยงในการเบิกจ่ายงบประมาณ และป้องกันปัญหาที่อาจเกิดขึ้นในอนาคต

4) ข้อคิดเห็น เสนอแนะ (Recommendation) เพื่อการพัฒนาโครงการ/กิจกรรมที่มีส่วนร่วม

     เป็นกิจกรรมที่ควรจัดเป็นประจำทุกปีเพื่ออำนวยความสะดวกให้ประชาชน ทั้งกลุ่มนักเรียน และบุคคลทั่วไป ที่สนใจจะเข้าเรียนในมหาวิทยาลัยได้เข้าร่วม

     ควรเพิ่มการประชาสัมพันธ์ให้มากยิ่งขึ้น เพื่อดึงคนที่ประสงค์จะมาร่วมงานได้มากขึ้น เปืดโอกาสให้ทุกคนได้รับทราบ

     ควรจัดกิจกรรมในช่วงเวลาที่นักเรียนกำลังจะหาที่เรียนต่อ เช่น ระหว่าง กันยายน - ตุลาคม เป็นต้น    

     ควรออกแบบ โลโก้ ที่มีความทันสมัย ดึงดูดกลุ่มเป้าหมาย และเป็นที่จดจำได้ง่าย ในขณะเดียวกันก็สะท้อนความเป็นตัวตนของกระทรวง อว.