Knowledge Sharing ชุมชนแห่งการเรียนรู้...

รายงานการประชุมเชิงปฏิบัติการ เรื่อง การทบทวนและจัดทำแผนกลยุทธ์ กปว. 5 ปี   (พ.ศ. 2566 - 2570) ฉบับปรับปรุง (พ.ศ. 2569 - 2570)

วันที่ 15 - 17 มกราคม  2568 ณ โรงแรมริเวอร์ตัน จังหวัดสมุทรสงคราม   

http://www.clinictech.ops.go.th/online/cmo/filemanager/1749/files/meeting%2015-17%20Jan.pdf

รายงานผลการปฏิบัติงาน

1. ภาระงานที่ได้รับมอบหมาย บทบาท และหน้าที่ ของตนเองในการจัดประชุมเชิงปฏิบัติการประจำปีของ กปว.

- วางแผนการดำเนินงานจัดประชุมเชิงปฏิบัติการ จัดทำตารางมอบหมายงาน

- จัดทำบันทึกขออนุมัติจัดประชุมฯ /ประมาณการค่าใช้จ่าย/ ข้อเสนอโครงการ/กำหนดการโครงการ

- ติดต่อโรงแรม ติดต่อวิทยากร ประสานงานทุกอย่าง

2. ความสำเร็จ และ/หรือความประทับใจ

- จัดการประชุมเชิงปฏิบัติการ เรื่อง การทบทวนและจัดทำแผนกลยุทธ์ กปว. 5 ปี  (พ.ศ. 2566 - 2570) ฉบับปรับปรุง (พ.ศ. 2569 - 2570) วันที่ 15 - 17 มกราคม ณ โรงแรมริเวอร์ตัน จังหวัดสมุทรสงคราม  ได้สำเร็จลุล่วง ตามวัตถุประสงค์ในข้อเสนอโครงการ ซึ่งเกิดจากร่วมมือ ร่วมใจกันของ ชาว กปว. ทุกท่าน

-ผู้เข้าร่วมประชุม ประทับใจโรงแรมและรสชาติอาหาร ทำให้คณะผู้จัดรู้สึกสบายใจ                         

3. การถอดบทเรียน (Lessons Learn)

- การเลือกโรงแรมในครั้งนี้ ใช้วิธี vote ทำให้ได้โรงแรมที่ตรงกับความต้องการของผู้เข้าประชุม

- เนื้อหาในการประชุม ไม่ควรจะแน่นเกินไป

4. ข้อคิดเห็นเสนอแนะ (Recommendation) เพื่อการพัฒนา

       เพื่อการพัฒนาการจัดประชุมให้ดียิ่งขึ้น จึงลองนำเทคนิคดังนี้ มาปรับใช้

        7 เทคนิคการจัดประชุมสัมมนาให้มีประสิทธิภาพ

              1) กำหนดจุดประสงค์งานและวางแผนชัดเจน

              2) ศึกษากลุ่มเป้าหมายอย่างละเอียด

              3) เลือกสถานที่ที่เหมาะสม

              4) มองหาวิทยากรที่เหมาะสมกับหัวข้อที่จัดตั้งขึ้น

              5) ละเอียด รอบคอบ พร้อมรับมือกับสถานการณ์ที่คาดไม่ถึง

              6) มีการสรุปใจความของการประชุมสัมมนา

              7) เก็บรวบรวมข้อเสนอแนะเพื่อนำมาพัฒนาและปรับปรุง

จากการจัดประชุมเชิงปฏิบัติการ เรื่อง การทบทวนและจัดทำแผนกลยุทธ์ กปว. 5 ปี (พ.ศ. 2566 - 2570) ฉบับปรับปรุง (พ.ศ. 2569 - 2570) เมื่อวันที่ 15 - 17 มกราคม 2568 ได้นำเอา 7 เทคนิคการจัดประชุมสัมมนาให้มีประสิทธิภาพ มาประยุกต์ใช้ ดังนี้

1. กำหนดจุดประสงค์งานและวางแผนชัดเจน

ก่อนที่จะเริ่มดำเนินการทุกๆ ขั้นตอน ผู้จัดจำเป็นที่จะต้องกำหนดจุดประสงค์งานก่อนเป็นอย่างแรก การที่รู้ว่าตัวเองจะต้องทำอะไร ต้องการจะสื่ออะไร จะทำให้ข้อมูลที่ออกมา เป็นรูปเป็นร่างยิ่งขึ้น นอกจากตัวผู้จัดเองจะรู้แล้วว่าสิ่งที่กำลังทำคืออะไร การกำหนดจุดประสงค์อย่างชัดเจนก็จะทำให้มีการวางแผนงานที่ชัดเจนมากยิ่งขึ้น ผู้เข้าสัมมนาก็จะได้รับข้อมูลที่ถูกต้อง เป็นการตัดไฟแต่ต้นลม หากผู้จัดมีข้อมูลในส่วนนี้เตรียมพร้อมไว้ ไม่ว่าคำถามไหนๆ ที่จะเข้ามา ก็จะสามารถตอบได้อย่างแน่นอน เป็นผลดีกับทั้งสองฝ่ายอย่างเป็นได้ชัด

    เรื่องนี้สำคัญที่สุด เราต้องไปปรึกษา ผอ.กปว. ว่าท่านให้จุดประสงค์ของการประชุมเป็นอย่างไร อยากให้ทุกคนได้อะไรจากการประชุมในครั้งนี้  ซึ่ง ผอ.กปว. บอกว่าให้ประชุมเกี่ยวกับแผนโดยใช้ SWOT ซึ่ง ผยส. ให้ข้อแนะนำว่าเราน่าจะทบทวนแผนกลยุทธ์ที่ทำมาตั้งแต่ปี 2566 จนได้มาเป็นชื่อ เรื่อง “การทบทวนและจัดทำแผนกลยุทธ์ กปว. 5 ปี (พ.ศ. 2566 - 2570) ฉบับปรับปรุง (พ.ศ. 2569 - 2570)” และ ผอ.กปว. ยังให้จุดประสงค์เพิ่มเติมอีกว่า อยากให้แวะเยี่ยมชมดูงานก่อนเข้าโรงแรม โดยงานเกี่ยวข้องกับเทคโนโลยี หรือเกี่ยวกับงานที่พวกเราประสานงานกัน ทำให้เราต้องมาวางแผนกันเพิ่ม สถานที่ใดจะสามารถรองรับคนประมาณ 100 คน

2. ศึกษากลุ่มเป้าหมายอย่างละเอียด

     แน่นอนกลุ่มเป้าหมายของเราคือ ชาว กปว. ทุกคนและทุกคนก็ย่อมมีความแตกต่างและมีเงื่อนไขความต้องการแตกต่างกันไป เราต้องมีการประชาสัมพันธ์และทำแบบตอบรับเข้าร่วมงาน ตั้งแต่แรกๆ เพื่อให้ทุกคนเตรียมตัว เตรียมใจที่จะไปเข้าร่วม

3. เลือกสถานที่ที่เหมาะสม

    การจัดประชุมครั้งนี้ โจทย์ก็เหมือนกับครั้งก่อนๆ คือต้องเดินทางไม่ไกล เราจึงมีตัวเลือกไม่กี่จังหวัด และราคาโรงแรมก็ต้องอยู่ในงบประมาณ ผู้จัดจึงได้เลือกมา  4แห่ง และให้ vote ซึ่งโรงแรมที่ได้รับการ vote ก็ไม่ทำให้ผิดหวัง

4. มองหาวิทยากรที่เหมาะสมกับหัวข้อที่จัดตั้งขึ้นเนื่องจาก ผอ.กปว. อยากให้ผู้เข้าร่วมแวะเยี่ยมชมงานก่อนเข้าโรงแรม และมหาวิทยาลัยเทคโนโลยีพระจอมเกล้าธนบุรี (มจธ.บางขุนเทียน) ก็เป็นสถานที่เหมาะสมที่เราควรเข้าไปเยี่ยมชม

5. ละเอียด รอบคอบ พร้อมรับมือกับสถานการณ์ที่คาดไม่ถึงต้องเตรียมพร้อมกับการเปลี่ยนแปลง เช่นต้องจัดประชุมกะทันหันที่โรงแรม ส่งผลถึงต้องมีการจัดรายชื่อรถใหม่

6. มีการสรุปใจความของการประชุมสัมมนา

7. เก็บรวบรวมข้อเสนอแนะเพื่อนำมาพัฒนาและปรับปรุง