Knowledge Sharing ชุมชนแห่งการเรียนรู้...

1. ภาระงานที่ได้รับมอบหมาย บทบาท และหน้าที่ ของตนเองในการมีส่วนร่วมโครงการ/กิจกรรม

   1.1 ได้รับมอบหมายให้ประสานจัดหาสถานที่ที่เหมาะสมในการจัดกิจกรรม และดำเนินการเกี่ยวกับกระบวนการจัดซื้อจัดจ้าง ในงานจ้างเหมาจัดงาน “ดนตรีในสวน :H.M. Song อว. บรรเลงเพลงของพ่อ” และกิจกรรมเทิดพระเกียรติ รัชกาลที่ 9 ประจำปี 2567 โดยมีผลการดำเนินงานดังนี้

          - ดำเนินการประสานงานกับฝ่ายสถานที่ของสวนสาธารณะต่าง ๆ ในพื้นที่กรุงเทพมหานคร เพื่อหาพื้นที่ที่เหมาะสมสำหรับการจัดงาน โดยผู้บริหารได้คัดเลือกสถานที่ ได้แก่ อุทยาน 100 ปี จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย เนื่องจากเป็นสถานที่ที่มีความพร้อมทั้งด้านสิ่งอำนวยความสะดวก และทัศนียภาพ รวมถึงสามารถเดินทางไป-กลับ ด้วยยานพาหนะที่มีความหลากหลาย สามารถเข้าถึงได้ง่าย และสะดวกต่อการสัญจร

          - ดำเนินการประสาน กท.กอก. และจัดทำรายงานผลการพิจารณาจ้างเหมาจัดงานฯ รวมทั้งประสานผู้รับจ้างเพื่อจัดทำเรื่องตรวจรับงานจ้างฯ ให้เป็นไปตามขอบเขตเงื่อนไขการจ้าง 

   1.2 ได้รับมอบหมายให้ประสานสถาบันอุดมศึกษาในสังกัด อว. เพื่อเข้าร่วมจัดการแสดงดนตรีเทิดพระเกียรติฯภายใต้การจัดงาน “ดนตรีในสวน : H.M. Song อว. บรรเลงเพลงของพ่อ” และกิจกรรมเทิดพระเกียรติ รัชกาลที่ 9ประจำปี 2567 ในพื้นที่กรุงเทพมหานคร โดยมีผลการดำเนินงานดังนี้

          - ดำเนินการประสานมหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลธัญบุรี เพื่อเข้าร่วมจัดการแสดงดนตรีเทิดพระเกียรติฯ ในวันที่ 5 ธันวาคม 2567 ณ อุทยาน 100 ปี จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย

  1.3 ได้รับมอบหมายให้ประสานการจัดกิจกรรมต่าง ๆ ภายใต้งาน“ดนตรีในสวน : H.M. Song อว. บรรเลงเพลงของพ่อ” และกิจกรรมเทิดพระเกียรติ รัชกาลที่ 9 ประจำปี 2567
ร่วมกับหน่วยงานในสังกัด โดยมีผลการดำเนินงานดังนี้

         - ดำเนินการจัดทำหนังสือถึงหัวหน้าหน่วยงานในสังกัด อว. เพื่อขอความอนุเคราะห์สนับสนุนการจัดกิจกรรมในงาน “ดนตรีในสวน : H.M.Songอว. บรรเลงเพลงของพ่อ” ประจำปี 2567 
และสรุปภาพรวมการจัดกิจกรรมของหน่วยงาน

          - ดำเนินการประสานงานร่วมกับ Organizer และเจ้าหน้าที่จากหน่วยงานในสังกัด เพื่อจัดสรรพื้นที่และดูแลการจัดกิจกรรมต่าง ๆ ภายในงาน

2. ความสำเร็จ และ/หรือความประทับใจในการมีส่วนร่วมโครงการ/กิจกรรม

    ความสำเร็จ และความประทับใจจากการมีส่วนร่วมในการจัดงาน “ดนตรีในสวน : H.M. Song อว. บรรเลงเพลงของพ่อ” และกิจกรรมเทิดพระเกียรติ รัชกาลที่ 9 ประจำปี 2567 เมื่อวันที่ 5 – 7 ธันวาคม 2567 ณ อุทยาน 100 ปี จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย มีดังนี้

    2.1 ทำให้ได้ฝึกประสานงาน และเกิดการแลกเปลี่ยน contact กับผู้ประสานงานจากหน่วยงานในสังกัด ทำให้เห็นถึงการเสียสละเวลา และความทุ่มเทของเจ้าหน้าที่ทุกท่านที่ร่วมกันจัดงานให้สำเร็จลุล่วงไปได้ด้วยดี

   2.2 ได้มีโอกาสเป็นส่วนหนึ่งของการจัดงานที่เปิดโอกาสให้น้อง ๆ นักดนตรี/นักแสดง จากมหาวิทยาลัยต่าง ๆ ได้แสดงศักยภาพด้านศิลปะการดนตรี ซึ่งจะทำให้เกิดการสร้างแรงบันดาลใจให้กับผู้เข้าร่วมรับชมงานได้

3) การถอดบทเรียน (Lessons Learn)ในการมีส่วนร่วมโครงการ/กิจกรรม

    จากการมีส่วนร่วมในการจัดงานฯ พบว่า การจัดงานในลักษณะ Event จะมีรายละเอียดและขั้นตอนการดำเนินงานค่อนข้างเยอะ อีกทั้งต้องมีการประสานงานร่วมกับผู้คนมากมาย ดังนั้น การบริหารคนและเวลา จึงเป็นเรื่องสำคัญสำหรับการจัดงานในลักษณะนี้ และเพื่อให้การจัดงานครั้งต่อไปได้ สามารถดำเนินการได้รวดเร็วและมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น อาจจะต้องมีการรวบรวมคอนแทรคผู้ประสานงานในด้านต่าง ๆ และจัดทำสรุปขั้นตอนการปฏิบัติงานเบื้องต้นไว้ ดังนี้

     1. การประชุมหารือConceptช่วงเวลาในการจัดงาน และกิจกรรมต่าง ๆ

     2. ประสานงานฝ่ายสถานที่ของสวนสาธารณะในพื้นที่กรุงเทพมหาหนคร เพื่อหาสถานที่ในการจัดงานที่เหมาะสม โดยต้องมีการรวบรวมข้อมูลสถานที่ต่าง ๆ อาทิ ที่ตั้ง เบอร์ติดต่อผู้ประสานงาน และการเดินทาง เป็นต้น

     3. ประสานงานสถาบันอุดมศึกษาเพื่อขอความอนุเคราะห์ร่วมจัดแสดงดนตรีเทิดพระเกียรติ และจัดตารางการแสดงตามความเหมาะสม โดยเน้นความหลากหลายของประเภทวงดนตรีในแต่ละวัน

     4. จัดทำขออนุมัติจัดงานฯ พร้อมข้อกาหนดเงื่อนไขของงาน (Terms of Reference; TOR) และ ประมาณการค่าใช้จ่ายในแต่ละกิจกรรม เพื่อส่งเรื่องให้ กท.กอก. ดำเนินการจัดซื้อจัดจ้าง

     5. จัดทำกำหนดการ (พิธีเปิด) และแผนการประชาสัมพันธ์การจัดงาน

     6. จัดทำหนังสือขอความอนุเคราะห์ถึงหน่วยงานต่าง ๆ เพื่อสนับสนันการจัดงานฯ

- หนังสือถึงสถาบันอุดมศึกษา และหน่วยงานต่างๆ เพื่อขอความอนุเคราะห์ร่วมจัดกิจกรรมในพื้นที่

  (การแสดงดนตรี / นิทรรศการเทิดพระเกียรติและกิจกรรมต่าง ๆ / อาหารและเครื่องดื่ม)

- หนังสือถึงหน่วยงานเจ้าของสถานที่ เพื่อขอความอนุเคราะห์ใช้สถานที่ในการจัดกิจกรรม รวมทั้ง 
  สถานที่จอดรถ

- หนังสือถึงสถานีตำรวจในพื้นที่ เพื่อขอความอนุเคราะห์ดูแลการจราจรในช่วงวันจัดงาน

- จัดทำหนังสือเชิญผู้บริหาร หน่วยงานต่าง ๆ ทั้งภายนอกและภายใน รวมทั้งแขกผู้มีเกียรติ

      7. การประชุมเตรียมงานร่วมกับ Organizerเพื่อจัดเตรียมสถานที่

                 - เวที / นิทรรศการ

                 -  ผังภายในงาน / ผังที่นั่ง

                 - ห้องรับรอง / สถานที่จอดรถ

      8. รวบรวมข้อมูลต่างๆ เพื่อประสานงานในการจัดเตรียมสถานที่ อาหาร เครื่องดื่ม ฯลฯ

                 - ประธานเปิดงาน แขกผู้มีเกียรติ และแขกผู้ร่วมงานในแต่ละวัน (รายชื่อและจำนวน)

                 - วงดนตรี และกิจกรรมในงาน ในแต่ละวัน (รายชื่อและจำนวน)

                 - รายชื่อเพลง เครื่องดนตรี และกำหนดเวลา Sound Check

                 - ข้อมูลประเภทรถ จำนวนรถ ทะเบียนรถ ที่มาร่วมงานในแต่ละวัน

      9. สรุปผลการจัดงาน และทำหนังสือขอบคุณหน่วยงานที่ร่วมสนับสนุน

4 ข้อคิดเห็นเสนอแนะ (Recommendation) เพื่อการพัฒนาโครงการ/กิจกรรมที่ตนเองได้มีส่วนร่วม

    - ควรมีการประชาสัมพันธ์การจัดงานฯ ให้มากขึ้น

    - ระยะเวลาในการจัดงานไม่ควรยาวเกินไป (1 - 2 วัน) เพื่อให้เกิดการใช้ทรัพยากรหรือการจัดกิจกรรมอย่างเต็มที่และคุ้มค่า ซึ่งน่าจะทำให้ผู้เข้าร่วมรับชมงานเกิดความรู้สึก full feel ได้มากกว่าการจัดหลายวัน