Knowledge Sharing ชุมชนแห่งการเรียนรู้...

งานวันเด็ก อว. For Kids ประจำปี 2568

1.     ภาระงานที่ได้รับมอบหมาย บทบาท และหน้าที่ ของตนเองในการมีส่วนร่วมโครงการ/กิจกรรม

      ในงานวันเด็ก อว. For Kids ประจำปี 2568 ดิฉันได้รับหน้าที่สองอย่าง ดังนี้

1.1    คณะกรรมการจัดทำร่างขอบเขตของงาน (TOR)และกำหนดราคากลางของการจ้างเหมาจัดการประชาสัมพันธ์งาน “อว. For Kids” รับวันเด็กแห่งชาติ ประจำปี 2568ในการดำเนินงานในฐานะคณะกรรมการจัดทำร่างขอบเขตของงานฯ นั้น ดิฉันได้ตรวจสอบเอกสารอย่างถี่ถ้วน เพื่อให้มั่นใจว่าผลลัพธ์ของการประชาสัมพันธ์งานวันเด็กของผู้รับจ้างจะเป็นไปด้วยความถูกต้อง ชัดเจน เหมาะสมตรงตามความต้องการของ สป.อว. ตามที่ได้รับมอบหมาย

1.2    คณะทำงานจัดงาน อว. For Kids รับวันเด็กแห่งชาติ ปี พ.ศ. 2568

โดยดิฉันได้รับมอบหมายให้ดำเนินการในฝ่ายอาหารและเครื่องดื่ม ซึ่งมีรายละเอียดขั้นตอนการดำเนินงานดังนี้

         1.2.1. การทำความเข้าใจรูปแบบการจัดงานและการออกแบบการดำเนินงาน ซึ่งภายในคณะทำงานได้มีการจัดประชุมคณะทำงานทั้งแบบเป็นทางการและไม่เป็นทางการหลายครั้ง โดยมีข้อสรุปให้การสนับสนุนด้านอาหารให้แก่คณะทำงานฯ และผู้เข้าร่วมจัดนิทรรศการ เป็นในรูปแบบของคูปองอาหารใช้แทนเงินสดเพื่อซื้ออาหารในโรงอาหารของกรมวิทยาศาสตร์บริการ

         1.2.2. การทำงาน - การทำงานแบ่งเป็นสองช่วง คือช่วงของงานแถลงข่าว และช่วงของกิจกรรมวันเด็ก

                   (1) ในวันจัดงานแถลงข่าว

                   ทางฝ่ายอาหารรับผิดชอบในการดูแลอาหารว่างและของที่ระลึกให้กับผู้เข้าร่วม และน้อง ๆ นักเรียนที่มาร่วมกิจกรรม

                   (2) ในวันจัดกิจกรรมวันเด็ก อว. For Kids

                         (2.1) การเตรียมความพร้อมการจัดงาน

เมื่อทราบว่าเป็นการให้สวัสดิการในรูปแบบของคูปอง ดิฉันจึงนำข้อมูลเพื่อมาออกแบบการทำงานโดยคำนึงถึงปัจจัยที่เกี่ยวข้อง ได้แก่ จำนวนคูปองที่มี จำนวนเจ้าหน้าที่ที่เข้าร่วมกิจกรรม จำนวนเจ้าหน้าที่ของกองส่งเสริมและประสานเพื่อประโยชน์ทางวิทยาศาสตร์ วิจัยและนวัตกรรม (กปว.) ที่ประสงค์เข้ามาช่วยงาน กำหนดการในแต่ละวันเพื่อหาช่วงเวลาที่เหมาะสมในการแจกคูปองให้แก่เจ้าหน้าที่จากหน่วยงานในสังกัดตามบู๊ทต่างๆ ประสานเจ้าหน้าที่ฝ่ายสวัสดิการของ Organizer เพื่อออกแบบคูปองที่ยากต่อการปลอมแปลง และประสานงานกับเจ้าหน้าที่จากกรมวิทยาศาสตร์บริการเพื่อติดต่อร้านค้าให้มาให้บริการให้ได้มากที่สุด รวมถึงจัดหาสถานที่ที่จะเป็นจุดรับคูปองสำหรับเจ้าหน้าที่ กปว. ซึ่งควรเป็นสถานที่ที่เป็นจุดสังเกตและง่ายต่อการเข้าถึง ซึ่งดิฉันได้ตัดสินใจเลือกศูนย์บริการร่วมเป็นจุดนัดพบเพื่อแจกคูปอง

                          (2.2) การทำงานในวันจัดกิจกรรม

ในวันศุกร์ที่ 10 มกราคม 2568 เนื่องจากมีพิธีเปิดกิจกรรมในตอนช่วงเช้า การแจกคูปองอาหารจึงได้เริ่มดำเนินการแจกในเวลา 10.30 น. โดยฝ่ายอาหารฯ แบ่งเป็นสองทีม ทีมที่หนึ่งประจำที่ศูนย์บริการร่วมเพื่อแจกคูปองให้แก่เจ้าหน้าที่ กปว. ที่มาช่วยกิจกรรม และทีมที่สองนำคูปองไปแจกให้แก่เจ้าหน้าที่จากหน่วยงานในสังกัดที่มาดำเนินการจัดกิจกรรม โดยดิฉันได้วาดแผนที่แสดงทางเดินเพื่อไปโรงอาหารให้แก่เจ้าหน้าที่ประจำนิทรรศการแห่งละ 1 แผ่น และแจ้งให้เจ้าหน้าที่พักรับประทานอาหารก่อน 13.00 น. เนื่องจากโดยทั่วไปแล้วร้านอาหารประจำกรมวิทยาศาสตร์บริการจะปิดค่อนข้างเร็ว โดยผู้รับคูปองทุกท่านทั้งจากหน่วยงานในสังกัดที่มาจัดนิทรรศการ และเจ้าหน้าที่ กปว. จะต้องลงชื่อรับคูปองพร้อมแนบเบอร์โทรศัพท์ ในกรณีที่หากมีปัญหาเกี่ยวกับคูปอง (เช่น มีคนไม่ได้รับคูปอง คูปองหาย เป็นต้น) ทางฝ่ายอาหารจะได้ติดต่อกลับยังเจ้าหน้าที่แต่ละหน่วยงานได้

จากนั้นในเวลา 14.30 น. ดิฉันและทีมงานได้ดำเนินการเก็บคูปองคืนจากร้านค้า โดยดิฉันได้ออกแบบฟอร์มรับเงิน โดยให้ร้านค้ากรอกเลขบัญชีที่ต้องการให้ทางเจ้าหน้าที่Organizer โอนเงินให้ และดำเนินการนับคูปองทั้งหมดต่อหน้าร้านค้า ก่อนที่ทางร้านค้าจะดำเนินการกรอกข้อมูลลงในแบบฟอร์ม และหลังจากเก็บคูปองแล้วจึงนำไปให้แก่เจ้าหน้าที่ Organizer เพื่อดำเนินการโอนเงินให้แก่ร้านค้าตามยอดเงินที่ระบุ

2. ความสำเร็จ และ/หรือความประทับใจในการมีส่วนร่วมโครงการ/กิจกรรม

กิจกรรมโดยภาพรวมสำเร็จไปได้ด้วยดี ทางประธานคณะทำงานและผู้รับผิดชอบโครงการวางแผนการดำเนินงานได้อย่างดีเยี่ยมจนดิฉันไม่รู้สึกถึงปัญหาใดที่ชัดเจนระหว่างการทำงาน สำหรับระบบการจัดการคูปองอาหารที่ดิฉันได้วางแผนไว้ล่วงหน้าทำให้การดำเนินงานเป็นไปอย่างราบรื่น โดยที่หลังจากเสร็จงานแล้วทางทีมอาหารฯ จึงมีเวลาไปช่วยทางทีมอื่น ๆ แจกขนม แจกรางวัล รวมถึงร่วมกิจกรรมตามนิทรรศการต่างๆ ซึ่งเป็นการทำกิจกรรมที่สนุก สมกับเป็นกิจกรรมวันเด็กแห่งชาติ และกิจกรรมนี้ยังเป็นกิจกรรมแรกในรอบการประเมินนี้ที่ดิฉันได้ค่าทำงานล่วงเวลา ซึ่งแสดงถึงความใส่ใจและรอบคอบในการวางแผนของประธานคณะทำงานและผู้รับผิดชอบโครงการมาก ซึ่งเรื่องเล็ก ๆ น้อย ๆ เหล่านี้สร้างขวัญกำลังใจให้กับน้อง ๆ จ้างเหมาบริการที่ต้องเสียค่าใช้จ่ายในการเดินทางมาทำงานในวันหยุดราชการ

3. การถอดบทเรียน (Lessons Learn)ในการมีส่วนร่วมโครงการ/กิจกรรม

    ในการทำงานครั้งนี้ ดิฉันไม่เห็นถึงความผิดพลาดที่ชัดเจนและส่งผลต่อการดำเนินงานในภาพรวม หากแต่มีความผิดพลาดหรืออุปสรรคเล็ก ๆ น้อย ๆ ที่เกิดขึ้นในการทำงานนี้ที่อาจทำให้เกิดความไม่สะดวก ได้แก่

    3.1 ข้อจำกัดของพื้นที่และทรัพยากร - สำหรับในวันแถลงข่าวการจัดกิจกรรมฯ พื้นที่ของการจัดงานมีจำกัดมาก โต๊ะวางอาหารว่างมีแค่ตัวเดียวและเจ้าหน้าที่จาก Organizer ประจำตำแหน่งตรงนั้น ทำให้ดิฉันและทีมอาหารฯ ซึ่งได้รับมอบหมายให้ดูแลอาหารว่างไม่สามารถประจำตำแหน่งตรงนั้นได้ และต้องยืนอยู่รอบ ๆ ซึ่งคณะทำงานคนอื่น ๆ ก็ยืนอยู่รอบ ๆ เช่นกันโดยไม่มีตำแหน่งประจำที่ชัดเจน ทำให้อาจเกิดความเกะกะขวางทางแขกเหรื่อหรือผู้เข้าร่วมงานคนอื่น ๆ ซึ่งจากความผิดพลาดตรงนี้สะท้อนถึงความสำคัญของการวางผังสถานที่จัดงาน โดยเฉพาะเมื่อทำงานกับหน่วยงานอื่น ๆ หลายหน่วยงาน ต้องคำนึงถึงหน่วย

   3.2 ความผิดพลาดในการสื่อสาร - ในวันแถลงข่าวฯ ดิฉันได้รับสารว่าผู้บริหารจะต้องเข้าร่วมกิจกรรมทำบุญตักบาตรและรับประทานอาหารเช้าก่อนที่จะเข้ามาร่วมกิจกรรมแถลงข่าวฯ อีกทั้งเมื่อสอบถามจากเพื่อนร่วมงานว่าควรมาถึงที่ทำงานกี่โมงและได้รับคำตอบว่า ให้มาทำงานตามปรกติ ทำให้ดิฉันเข้าใจผิดว่ากิจกรรมจัดเวลาสาย และทำให้มาถึงที่ทำงานในเวลา 9.10 น. ซึ่งทำให้ต้องมีเพื่อนร่วมงานมาช่วยดำเนินการแทนในช่วงต้นของกิจกรรม สิ่งนี้ทำให้ดิฉันตระหนักได้ถึงความผิดพลาดของตัวเองและต้องมีความรอบคอบในการทำงานและสื่อสารกับเพื่อนร่วมงานมากกว่านี้การสื่อสาร อีกทั้งจำนวนอาหารว่างและของที่ระลึกก็มีจำกัด และรายชื่อผู้เข้าร่วมงานที่เปลี่ยนแปลงตลอดเวลา ซึ่งทำให้เกิดความสับสนในความชัดเจนในการสื่อสารว่าควรจะต้องแจกอาหารว่างให้ใครบ้าง

4. ข้อคิดเห็นเสนอแนะ (Recommendation) เพื่อการพัฒนาโครงการ/กิจกรรมที่ตนเองได้มีส่วนร่วม

ในการดำเนินกิจกรรมนี้แสดงให้เห็นถึงความสำคัญของการวางแผนการทำงาน หากการทำงานใดที่มีการวางแผนล่วงหน้า มีการทำงานที่เป็นระบบที่ชัดเจน ซึ่งในกรณีนี้คือดิฉันได้วางระบบการแจกอาหารฯ และสอนงานน้องในทีมไว้เรียบร้อยแล้ว ทำให้ในวันเสาร์ที่ 11 มกราคม 2568 ที่แม้ว่าดิฉันจะติดภารกิจทางการเรียน แต่น้องก็สามารถดำเนินงานตามระบบที่ได้วางไว้ได้โดยไม่ติดขัด นอกจากนี้การจัดกิจกรรมที่ได้นำบทเรียนจากการผิดพลาดในการจัดกิจกรรมอื่น ๆ รวมถึงกิจกรรมนี้ในปีก่อนหน้ามาปรับปรุงการทำงานทำให้การทำงานมีการพัฒนาให้ดีขึ้น รวมถึงการทำงานด้วยความสามัคคีและความเอื้ออาทรต่อกันด้วยเป้าประสงค์เดียวกันคือเพื่อให้งานสำเร็จ การทำงานก็จะเป็นไปด้วยความสนุกและราบรื่น คณะทำงานก็มีความสุขและกำลังใจที่จะทำงาน ดังนั้นในการทำงานทุกครั้ง สิ่งที่สำคัญที่สุดก็คือการวางแผนและการสื่อสารระหว่างกัน