Knowledge Sharing ชุมชนแห่งการเรียนรู้...

1. ความสำเร็จ และ/หรือความประทับใจในการมีส่วนร่วม

• การดูแล/เชิญ ผู้บริหารและผู้เข้าร่วมพิธีเปิดงาน ประจำที่นั่ง (วันที่ 10 มกราคม 2568) เป็นไปด้วยความเรียบร้อย แต่เนื่องด้วยข้อจำกัดด้านพื้นที่ในบริเวณหน้าเวที ทำให้จำนวนที่นั่งของนักเรียนที่เข้าร่วมในพิธีไม่เพียงพอ จึงต้องจัดให้นักเรียนส่วนเกินนั่งในบริเวณหน้าเสาธง ซึ่งจะไม่สามารถเห็นบรรยากาศในการเปิดงานได้ และบางส่วนได้แจ้งให้เข้าร่วมกิจกรรมตามบูธของหน่วยงานต่าง ๆ เพื่อลดความหนาแน่นของคนในพื้นที่บริเวณงานที่มีคนพลุกพล่านและอาจเกิดอันตรายกับเด็กเล็กได้

• ดูแลภาพรวมการจัดงาน (วันที่ 10 – 11 มกราคม 2568) เป็นไปด้วยความเรียบร้อย กำกับและตรวจสอบการจัดงานของผู้ว่าจ้างให้เป็นไปตามขอบเขตของงานที่ดำเนินการจัดจ้าง พร้อมให้ข้อสังเกตในส่วนของการจัดงานที่ยังไม่ครบถ้วนตามขอบเขตฯ

ความประทับใจในการมีส่วนร่วม : ทีมงานผู้ร่วมจัดงาน มีการเตรียมการจัดงานล่วงหน้า รวมทั้งการถอดบทเรียนจากประสบการณ์จัดงานในปีที่ผ่านมา การวางแผนการทำงานเรียงลำดับความสำคัญก่อน-หลัง การปรับลดขั้นตอนการทำงานที่ไม่จำเป็น การประชุมเตรียมงาน ชี้แจงหน้าที่ให้กับทีมงานทุกคนที่ชัดเจน รวมทั้งความรับผิดชอบของทุกคนในทีมที่มีต่อหน้าที่ที่ได้รับมอบหมาย ทำให้ภาพรวมของการจัดงานเป็นไปด้วยความราบรื่น ลดปัญหาที่อาจเกิดขึ้นขณะปฏิบัติงานได้เป็นอย่างดี ลดภาระของ Project Manager ที่ต้องตัดสินใจหน้างาน หรือหากมีปัญหาเกิดขึ้นก็สามารถแก้ไขปัญหาได้อย่างรวดเร็ว และไม่ส่งผลต่อการตรวจรับงานจ้างในภายหลัง

 

2. การถอดบทเรียน (Lessons Learn) ในการมีส่วนร่วม

• การกำหนดขอบเขตของงานที่ดำเนินการจัดจ้าง ไม่ควรระบุคุณลักษณะเฉพาะของอุปกรณ์ต่าง ๆ อย่างละเอียดเกินไป บางรายการกำหนดจำนวนนับมากกว่า 1 ร้อยชิ้น ซึ่งเป็นอาจเป็นอุปสรรคในการจัดงาน และยากต่อการนับจำนวน เช่น จำนวนโต๊ะพับหน้าขาวและเก้าอี้ จำนวนไมโครโฟน ความหนาของกระดาษสูจิบัตร จำนวนลูกโป่ง เป็นต้น หรือการกำหนดขนาดของเต็นท์/ป้ายในงาน ก่อให้เกิดปัญหาต่อการตรวจรับงานของคณะกรรมการตรวจรับฯ เช่น ขนาดของเต็นท์ ขนาดของป้ายต่าง ๆ เป็นต้น ซึ่งในขอบเขตของงานได้มีการกำหนดให้ผู้รับจ้างนำเสนอแผนการจัดงานต่อผู้ว่าจ้างก่อนเริ่มงาน ดังนั้น รายละเอียดของคุณลักษณะเฉพาะต่าง ๆ นี้สามารถนำเสนอและขอความเห็นชอบจากผู้ว่าจ้างได้ โดยไม่ต้องระบุรายละเอียดในขอบเขตการจ้าง เพื่อให้เกิดความยืดหยุ่นในการจัดงานด้วย

• การบริหารจัดการพื้นที่ในบริเวณหน้าเวทีกลางที่คับแคบ มีทั้งพื้นที่ของผู้บริหาร เด็กนักเรียนที่ร่วมถ่ายภาพในพิธีเปิด มาสคอตของหน่วยงานต่าง ๆ และขบวนพาเรด ซึ่งหากในปีต่อไปยังคงใช้พื้นที่บริเวณเดิมในการจัดเป็นเวทีกลางของงาน เห็นควรย้ายเต็นท์ของหน่วยงานด้านหน้าประตูฝั่งโยธีออกไปยังพื้นที่ว่าง เช่น ลานจอดรถ เป็นต้น

• การจัดพื้นที่เต็นท์บริเวณที่นั่งหน้าเวที ไม่สามารถบังแดดในช่วงกลางวันได้ ทำให้พื้นที่บริเวณหน้าเวทีมีแดดส่อง ไม่มีผู้สนใจนั่งชมการแสดงบนเวที

 

3. ข้อคิดเห็นเสนอแนะ (Recommendation) เพื่อการพัฒนา

• การประชุมถอดบทเรียนจากประสบการณ์จัดงานในปีที่ผ่านมาจากผู้ปฏิบัติงานจริง มีความสำคัญมาก ทำให้ทีมงานสามารถวางแผนการทำงาน และแก้ไขปัญหาที่เคยเกิดขึ้นแล้วไม่ให้เกิดซ้ำ รวมทั้งการร่วมกันวางแผน ลดขั้นตอนการทำงานที่ไม่จำเป็น มีการประสานงานที่มีความชัดเจน ทำให้การจัดงานเป็นไปได้อย่างรวดเร็ว และไม่เสียเวลาการทำงานโดยไม่จำเป็น

เขียนโดย : สุชานุช  ชนะชาญมงคล สอบถามข้อมูลเพิ่มเติม : suchanuch.c@most.go.th