คำสำคัญ : PM  การบริหารโครงการ  ProjectManagement  

---

PM การบริหารโครงการ (Project management)

 

การบริหารโครงการ ประกอบด้วย

1. การกำหนดและเริ่มโครงการ (Project Definition) เป็น การเขียนข้อความปัญหา (Problem Statement) เพื่อตอบคำถามทำไมถึงต้องมีโครงการ โครงการมีความสำคัญอย่างไรกับองค์การ/ลูกค้า โครงการสามารถเพิ่มคุณค่าให้กับองค์การหรือได้ตอบโจทย์/ประเด็นบางสิ่งบางอย่างขององค์การ หรือตอบสนองความต้องการที่สำคัญของลูกค้าได้

2. การวางแผนโครงการ (Project Planning) การตอบสนองต่อประเด็นการแข่งขัน (Agenda) ด้วยโครงการและการบริหารโครงการ 

การเลือกผู้จัดการโครงการ มอบหมายโครงการให้คนที่เคยทำมาก่อนหรือมีประสบการณ์สูงจะเน้นที่วิธีการก่อน ส่วนการมอบหมายให้คนไม่เคยทำแต่มีประสบการณ์ในงานอื่นจะเน้นการกำหนดผลผลิตและผลลัพธ์เป็นลำดับแรก

3. การดำเนินงานและการจัดลำดับงานในโครงการ (Project Scheduling) การกำหนดเป้าหมาย เริ่มที่ผลผลิต/ผลลัพธ์ และวิเคราะห์ผ่าน SMART ทำให้ได้เป้าหมายเชิงปริมาณ

 

[1] PM การจัดการความเสี่ยง (risk management)

การปรับโครงการ: เมื่อระดับความเสี่ยงที่คาดการณ์ไม่ได้มีอยู่สูง โดยมาจาก 3 แหล่งที่มา ได้แก่

1.เทคโนโลยีใหม่ที่เราไม่คุ้นเคย

2.งานชนิดใหม่

3. ขนาดของโครงการซึ่งใหญ่กว่าโครงการอื่นที่ทีมงานเคยมีประสบการณ์มาก่อนเป็นอย่างมาก ควรดำเนินการรับงานขนาดเล็กที่ค่อย ๆ เพิ่มขึ้น ประเมินผลลัพธ์ที่ได้และปรับปรุงแก้ไข หลีกเลี่ยงเวลาตั้งหลักที่ยาวนาน เน้นไปที่การนำเสนอคุณค่าตั้งแต่เนิ่นและจัดคนที่มีทักษะซึ่งสามารถเรียนรู้ ปรับตัวได้เข้ามาร่วมในทีมงานโครงการ

การดำเนินโครงการให้เป็นไปตามทิศทางที่วางไว้

1. การใช้งบประมาณ การตรวจคุณภาพ และจุดตรวจสอบความก้าวหน้า เพื่อติดตามและควบคุมงานโดยใช้งบประมาณเป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์ ในการควบคุมและติดตามผลงานของโครงการ การเบี่ยงเบนจะชี้ให้เห็นเรื่องที่ควรเข้าไปทบทวนและตรวจสอบ โดยควรดำเนินการตรวจสอบคุณภาพเป็นระยะ เพื่อระบุว่าอะไรคือปัญหา จากนั้นให้ค้นหาและจัดการกับสาเหตุนั้น รวมทั้งใช้จุดตรวจสอบความก้าวหน้าที่เสร็จสมบูรณ์แล้วเป็นโอกาสในการฉลองความก้าวหน้าของโครงการ

2. ระมัดระวังความแตกต่างระหว่างคนในทีม เนื่องจากมันเป็นแหล่งที่มาของทั้งจุดแข็งของทีมและความขัดแย้งที่อาจเกิดขึ้น และควรลดทอนความขัดแย้งและพฤติกรรมที่ไม่ให้ความร่วมมือ

3. การขจัดปัญหาให้หมดสิ้นไป โดยใช้ระบบการสื่อสารเพื่อรับรู้ถึงปัญหาและให้สัญญาณสำหรับการตอบสนองต่อปัญหานั้น

 

[2] PM ประโยชน์ของ การบริหารโครงการ : มีดังนี้

1. ประหยัดเวลาและค่าใช้จ่าย

- ลดความสูญเสีย: การวางแผนที่ดี ช่วยลดความผิดพลาดและความสูญเสียระหว่างการดำเนินโครงการ

- ควบคุมงบประมาณ: การจัดการงบประมาณอย่างรัดกุม ช่วยให้โครงการไม่บานปลาย

- ลดการใช้ทรัพยากร: การจัดการทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพ ช่วยลดต้นทุนการดำเนินโครงการ

2. เพิ่มประสิทธิภาพ

- เพิ่มผลผลิต: การทำงานอย่างเป็นระบบ ช่วยให้ทำงานได้เร็วขึ้นและมีประสิทธิภาพมากขึ้น

- บรรลุเป้าหมาย: การติดตามความคืบหน้า ช่วยให้มั่นใจว่าโครงการจะบรรลุเป้าหมายที่กำหนด

- เพิ่มความพึงพอใจ: การสื่อสารที่ดี ช่วยให้ผู้มีส่วนเกี่ยวข้องพึงพอใจกับผลลัพธ์ของโครงการ

3. เสริมสร้างภาพลักษณ์และชื่อเสียง

- สร้างความน่าเชื่อถือ: การส่งมอบงานตรงเวลาและตามคุณภาพ ช่วยสร้างความน่าเชื่อถือให้กับองค์กร

- เพิ่มโอกาสทางธุรกิจ: ผลงานที่ดี ช่วยเพิ่มโอกาสในการได้งานใหม่

- สร้างแรงจูงใจ: ความสำเร็จของโครงการ ช่วยสร้างแรงจูงใจให้กับพนักงาน

4. ส่งเสริมการทำงานเป็นทีม

- สร้างการสื่อสารที่ดี: การบริหารโครงการที่ดี ช่วยให้การสื่อสารระหว่างทีมมีประสิทธิภาพ

- สร้างความร่วมมือ: การทำงานร่วมกันอย่างมีเป้าหมาย ช่วยให้ทีมทำงานได้อย่างราบรื่น

- สร้างบรรยากาศที่ดี: ความสำเร็จของโครงการ ช่วยสร้างบรรยากาศที่ดีและความสามัคคีในทีม

5. พัฒนาทักษะและความรู้

- เรียนรู้เทคนิคใหม่: การบริหารโครงการที่ดี ช่วยให้เรียนรู้เทคนิคและเครื่องมือใหม่

- พัฒนาทักษะการแก้ปัญหา: การเผชิญปัญหาและอุปสรรค ช่วยให้พัฒนาทักษะการแก้ปัญหา

- พัฒนาทักษะการคิดวิเคราะห์: การวิเคราะห์ข้อมูลและตัดสินใจ ช่วยพัฒนาทักษะการคิดวิเคราะห์

 

[3] PM ลักษณะของโครงการที่ดี

- มีความชัดเจน มีวัตถุประสงค์และเป้าหมายที่ชัดเจน เข้าใจได้ง่าย วัตถุประสงค์ของโครงการมีความสอดคล้องสัมพันธ์กันกับหลักการและเหตุผล และวิธีดำเนินงานก็ต้องสอดคล้องกับวัตถุประสงค์ มีความชัดเจนทั้งด้านเนื้อหาและภาษา มีการระบุระยะเวลาในการดำเนินงานวันที่เริ่มต้นและสิ้นสุดโครงการ มีรายละเอียดครบถ้วน สามารถตอบคำถามของผู้ที่อ่านโครงการได้ โดยสามารถตอบคำถามต่อไปนี้ได้

- มีความเป็นไปได้ เป็นโครงการที่กำหนดขึ้นจากข้อมูลที่ได้รับการวิเคราะห์ อย่างรอบคอบและอยู่บนความเป็นจริง ต้องมีวิธีการดำเนินงานโครงการที่เป็นลำดับขั้น สามารถปฏิบัติได้ และมีความเป็นไปได้ว่าโครงการที่เกิดขึ้นจะประสบความสำเร็จ หรือสามารถบ่งบอกได้ว่าจะเป็นไปตามที่คาดหวังมากน้อยเพียงใด

- มีความประหยัด เป็นโครงการที่ได้รับการสนับสนุนในด้านทรัพยากร แต่เมื่อการแก้ปัญหามีหลายวิธีที่จะนำไปสู่ความสำเร็จของโครงการ ซึ่งแต่ละวิธีจะมีค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน ระยะเวลาที่ใช้ และทรัพยากรที่ใช้ ดังนั้นแล้ว การตอบโจทย์เพื่อแก้ปัญหาเดียวกัน จึงควรเลือกการดำเนินการที่เสียค่าใช้จ่ายน้อยที่สุด ประหยัดเวลาและทรัพยากรมากที่สุด

- มีประสิทธิภาพ การดำเนินโครงการและการบริหารอย่างเหมาะสม ทำให้ได้ผลลัพธ์ตามที่ต้องการหรือบรรลุวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้ ซึ่งเป็นโครงการที่สามารถสนองตอบความต้องการ สร้างประโยชน์หรือแก้ปัญหาขององค์กรหรือหน่วยงานได้ หรือโครงการที่ริเริ่มขึ้นมาต้องมีผลที่ได้อย่างใดอย่างหนึ่งในหัวข้อต่อไปนี้

- มีความเชื่อมั่นสูง เป็นโครงการที่มีความเชื่อมั่นว่าจะมีความเป็นไปได้และจะประสบผลสำเร็จ เพราะหากมีการเปลี่ยนแปลงผู้ดำเนินโครงการก็สามารถดำเนินการได้ประสบผลสำเร็จได้ใกล้เคียงกัน หรือเกิดผลลัพธ์เท่าเดิม ดังนั้น รายละเอียดของโครงการจะต้องเป็นแนวทางที่ผู้อื่นอ่านแล้วเข้าใจและสามารถดำเนินการตามโครงการนั้นๆ ได้

- มีการประเมินผล เป็นโครงการที่ต้องสามารถติดตามและจะประเมินผลได้ว่าผลลัพธ์ที่เกิดขึ้นจากการดำเนินโครงการนั้น มีความเหมือนหรือแตกต่างกับวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้มากน้อยเพียงใด ดังนั้น ในแต่ละโครงการควรกำหนดผลลัพธ์ที่สามารถวัดผลได้จริง ซึ่งจะเป็นสิ่งบ่งบอกผลสัมฤทธิ์ของโครงการ

 

[4] PM งานโครงการ (Project) และงานปฏิบัติประจำ (Routine)

โดยทั่วไปแล้วในการบริหารงานในรูปแบบต่าง ๆ จะต้องมีการดำเนินการทั้งงานอยู่ 2 ลักษณะ คือ

1. งานปฏิบัติประจำ (Routine) ไม่มีระยะเวลากำหนด

2. งานโครงการ (Project) จะมีการทำในลักษณะโครงการ

งานทั้งสองลักษณะมักมีความสับสนในการทำงานในองค์การต่าง ๆ อยู่เสมอ เพราะทั้งสองงานอาจมีบางส่วนที่คล้ายคลึงกันไม่ว่าจะเป็นการดำเนินการ โดยบุคคลและการที่มีทรัพยากรที่จำกัดจึงจำเป็นต้องมี การวางแผน (Planning) การจัดการ (Management) และการควบคุมงบประมาณ (Budget Control) โครงการจะเป็นสิ่งที่แสดงถึงสำเร็จของกลยุทธ์ขององค์กร

ข้อแตกต่างระหว่างงานปฏิบัติประจำ (Routine) กับ งานโครงการ (Project) คือ งานที่ปฏิบัติประจำจะเป็นการทำงานไปเรื่อย ๆ หลายครั้ง โดยไม่มีจุดสิ้นสุดแต่การบริหารงานแบบโครงการ จะเป็นการปฏิบัติแบบชั่วคราว (Temporary) ทำเฉพาะเรื่อง (Unique) มีจุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุดเป็นวงจรชีวิตของงานโครงการต่างจากงานประจำทั่วไป เช่น 

- เป็นงานที่มีจุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุด

- เป็นงานที่อาจทำเพียงครั้งเดียว หากสำเร็จอาจเลิกหรือปรับเป็นงานประจำ

- อาจมีเป็นครั้งคราวไม่คุ้มค่าที่จะจัดตั้งเป็นแผนก

- โดยมากจะใช้ทรัพยากรของบริษัทที่มีอยู่มารวมทีมทำหน้าที่ใหม่หรือทำหน้าที่ที่ใกล้เคียง และการชั่วคราวเป็นการร่วมใช้ทรัพยากร)

- เป็นงานที่ไม่เหมือนงานประจำที่มี

- มีข้อจำกัดในด้านเวลา สถานที่ หรือ งบประมาณ

 

[5] PM ปัญหาในการกำกับดูแลโครงการ : เช่น

- ขาดความชัดเจน การไม่มีข้อมูลที่ชัดเจนเกี่ยวกับวัตถุประสงค์ของโครงการ และรายละเอียดเกี่ยวกับกำหนดการ แผนงาน และผู้รับผิดชอบ อาจทำให้เกิดความสับสนและขัดแย้งในการดำเนินการ

- ขาดทรัพยากรที่เพียงพอ เช่น งบประมาณ บุคลากร หรืออุปกรณ์ทำให้โครงการมีความเสี่ยงที่จะไม่สำเร็จตามเป้าหมาย

- การสื่อสารที่ไม่ดีภายในและภายนอก ขาดการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพระหว่างผู้ที่เกี่ยวข้องในโครงการ และผู้ภายนอกองค์กรที่เกี่ยวข้อง เช่น ผู้บริหาร ทีมโครงการ ลูกค้า หรือสังคมทั่วไป

- ขาดการวางแผนการดำเนินการและการตรวจสอบผลการดำเนินการ การขาดการวางแผนการดำเนินการที่เหมาะสมและการตรวจสอบผลการดำเนินการเป็นปัจจัยที่ทำให้โครงการมีความเสี่ยงในเรื่องของการเกิดปัญหาและการล่าช้าในการแก้ไขปัญหา

- การเปลี่ยนแปลงของข้อมูลและเงื่อนไข การมีการเปลี่ยนแปลงของข้อมูลและเงื่อนไขโครงการอย่างไม่คาดฝัน ทั้งจากภายในและภายนอก อาจทำให้โครงการต้องปรับตัวและใช้ทรัพยากรเพิ่มเติมที่ไม่ได้วางแผนไว้ล่วงหน้า

- ความไม่สามารถรับมือกับความเปลี่ยนแปลง การไม่สามารถปรับตัวตามการเปลี่ยนแปลงในสภาพแวดล้อมภายนอก หรือเปลี่ยนแปลงของความต้องการของผู้เกี่ยวข้อง อาจทำให้โครงการเสี่ยงต่อการล้มเหลว

- การขาดการวางแผนและติดตามผล แผนงานไม่ชัดเจน ขาดรายละเอียด ขอบเขตงาน และกรอบเวลาที่แน่นอน ไม่ติดตามความคืบหน้าของงานอย่างสม่ำเสมอ ไม่สามารถระบุปัญหาและอุปสรรคได้ทันท่วงที

- การสื่อสารที่ไม่มีประสิทธิภาพ ขาดการสื่อสารที่ชัดเจน โปร่งใส และสม่ำเสมอ ข้อมูลข่าวสารไม่ครบถ้วน เข้าใจผิด ไม่สามารถประสานงานระหว่างหน่วยงานหรือทีมงานที่เกี่ยวข้องได้อย่างมีประสิทธิภาพ

- การขาดการมีส่วนร่วมของผู้มีส่วนเกี่ยวข้อง ผู้มีส่วนเกี่ยวข้องไม่ได้รับข้อมูลข่าวสารอย่างครบถ้วน ไม่ได้รับฟังความคิดเห็นและข้อเสนอแนะ ไม่รู้สึกเป็นเจ้าของโครงการ

- การจัดการความเสี่ยงที่ไม่มีประสิทธิภาพ ไม่สามารถระบุความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นได้ ไม่มีแผนสำรองสำหรับรับมือกับปัญหา ไม่สามารถควบคุมความเสี่ยงได้

- การขาดการวัดผลและประเมินผล ไม่สามารถวัดผลความสำเร็จของโครงการได้ ไม่สามารถระบุปัญหาบทเรียนที่ดี ไม่สามารถพัฒนาและปรับปรุงโครงการในอนาคต

 

[6] PM ข้อควรจำของการบริหารโครงการ (Project management memo)

1. เริ่มต้นโครงการด้วยการประชุมที่ทุกๆ คนในทีมต้องเข้าร่วม โดยในระหว่างการประชุมให้อธิบายเอกสารอนุมัติโครงการ เน้นความสำคัญของเป้าหมายของทีม และเป้าหมายเหล่านั้นไปด้วยกันได้กับเป้าหมายที่ใหญ่กว่าในระดับองค์กรได้อย่างไร

2. การสร้างกลไกที่มีการผสมผสาน กลไกที่มีการผสมผสานช่วยเปลี่ยนกลุ่มของคนไปสู่ทีมที่แท้จริงได้ โดยใช้การประชุมที่มีกำหนดการอย่างสม่ำเสมอ การเชื่อมโยงกันทางด้านการสื่อสาร การใช้พื้นที่ทางกายภาพร่วมกัน และกิจกรรมทางสังคม

3. การตั้งบรรทัดฐานของพฤติกรรม การสร้างสรรค์บรรทัดฐานสำหรับพฤติกรรมในเชิงบวก ได้แก่ การได้รับการยอมรับจากคนอื่นๆ การมาปรากฎตัวในการประชุมตรงเวลาทุกครั้ง การทำงานที่ได้รับมอบหมายและสำเร็จตามกำหนดการ การช่วยเกลือเพื่อร่วมทีมเมื่อพวกเขาต้องการ การวิจารณ์อย่างสร้งสรรค์ และการเคารพในความเห็นที่แตกต่าง

 

ที่มาภาพและรวบรวมโดย www.iok2u.com

---