Knowledge Sharing ชุมชนแห่งการเรียนรู้...

คำสำคัญ : การจัดการความรู้  องค์กรแห่งการเรียนรู้  องค์กรยุคใหม่  

---

การจัดการความรู้และองค์กรแห่งการเรียนรู้ขององค์กรยุคใหม่

เพื่อใช้ในการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของชาว กปว. (ข้อคิดเห็นในการพัฒนางานของบุคลากร กปว.)

Part 1 : การพัฒนาระบบการจัดการความรู้ในองค์กรยุคใหม่

การจัดการความรู้ในองค์กร การจัดการความรู้เป็นกิจกรรมที่มีความซับซ้อนและใช้กันอย่างกว้างขวาง การให้ความหมายการจัดการความรู้ จึงคลอบคลุมความหมายหลายด้าน กล่าวคือ การจัดการความรู้มีความหมายรวมถึง การรวบรวม การจัดระบบ การจัดเก็บ และ การเข้าถึงข้อมูลเพื่อสร้างเป็นความรู้ การจัดการความรู้จะเกี่ยวข้องกับการแบ่งปันความรู้ (Knowledge Sharing) การจัดการความรู้ ต้องการผู้ทรงความรู้ความสามารถในการตีความและประยุกต์ใช้ความรู้ในการสร้างนวัตกรรม และเป็นผู้น าในองค์กร การจัดการ ความรู้เป็นเรื่องการเพิ่มประสิทธิผลขององค์กร การจัดการความรู้เกิดขึ้นเพราะมีความเชื่อว่า จะช่วยสร้างความมีชีวิตชีวาและ ความสำเร็จให้แก่องค์กรยุคใหม่

พัฒนาความรู้ และ Knowledge Content Model ที่ได้จากการการวิจัยในองค์กรด้านการจัดการความรู้ระดับโลก เช่น  บริษัท PricewaterhouseCoopers เป็นบริษัทที่มีความเชี่ยวชาญด้านเทคโนโลยีสารสนเทศในการจัดการความรู้ สามารถปรับปรุงเป็น Knowledge Cycle ที่สามารถนำไปใช้กับบุคลากรได้ โดยมีวัตถุประสงค์ในการใช้กับพนักงานที่ทำงานในโครงการ เริ่มด้วยการกำหนดหน้าที่และความรับผิดชอบที่มีความจำเป็นในการสร้างความรู้แก่พนักงานในองค์กร เพื่อให้บุคคลากรในองค์กรมีความรู้ที่ทันสมัย และสามารถนำไปใช้พัฒนาองค์กรให้ประสบผลสำเร็จได้ โดยได้จัดให้มีการสร้างแบบจำลองโมเดล ประกอบด้วย 4 ส่วนคือ 

(1) People : ได้แก่พนักงาน ที่รวมกัน และเชื่อมต่อกันด้วยเครือข่าย

(2) Process : เป็นกระบวนการที่เหมาะสมกับธุรกิจในการทำงานประจำ

(3) Content : สาระ ซึ่งได้แก่ ประสบการณ์ ความรู้ ต่างๆที่เก็บไว้อย่างเป็นระบบ มีโครงสร้างอย่างชัดเจน และ

(4) เทคโนโลยีที่ใช้ในการทำงานร่วมกัน การสื่อสาร การติดต่อกัน  ซึ่งจะอธิบายรายละเอียดประกอบกับการเชื่อมโยงกับการจัดการความรู้ในระดับองค์กรในลำดับต่อไป

การพัฒนาโมเดลของข้อมูลความรู้และ Knowledge Content Model ซึ่งได้ปรับปรุงเป็น Knowledge Cycle ที่สามารถนำไปใช้กับบุคลากรได้ โดยมีวัตถุประสงค์ในการใช้กับพนักงานที่ทำงานในโครงการ เริ่มด้วยการกำหนดหน้าที่และความรับผิดชอบที่มีความจำเป็นในการสร้างความรู้แก่พนักงานในองค์กร เพื่อให้บุคคลากรในองค์กรมีความรู้ที่ทันสมัย และสามารถนำไปใช้พัฒนาองค์กรให้ประสบผลสำเร็จได้ การดำเนินการเกี่ยวกับการจัดการความรู้ขององค์กรยุคใหม่ มีส่วนประกอบในองค์กรที่จำเป็นต่อการจัดการความรู้ในองค์กรเหมือนในความเห็นของ Gorelick et.al. และของ Edwardโดยได้จัดให้มีการสร้างแบบจำลองโมเดลซึ่งประกอบไปด้วย

1)     People : บุคลากร เป็นผู้ดำเนินการกระบวนการเรียนรู้ ประกอบด้วยผู้ที่ทำหน้าที่เป็นผู้ควบคุมระบบการจัดการองค์กร และผู้ที่ใช้งานระบบที่เป็นทั้งการให้ความรู้แก่และเป็นผู้ที่รับความรู้ตามสิ่งที่ตนเองถนัดหรือที่มีความรู้ในกาปฏิบัติงานนั้น ซึ่งจะทำให้เกิดการปรับปรุงการทำงาน และเปลี่ยนแปลงวิธีการทำงาน เพื่อให้ผลการดำเนินงานที่ดี

2)     Process : กระบวนการ เป็นองค์ประกอบที่สำคัญ ผู้บริหารเล็งเห็นถึงความสำคัญของการจัดการความรู้และอยากเห็นประสิทธิภาพของการจัดการความรู้จึงมีการจัดการแบบบูรณาการให้เข้ากับกระบวนการทำงานในองค์กร โดยให้แต่ละส่วนงานของการออกแบบกระบวนการและวิธีในการทำงานให้เอื้อต่อการจัดการความรู้

3)     Technology : เทคโนโลยี เป็นองค์ประกอบที่ช่วยให้บุคลกรการจัดการความรู้ได้ง่ายขึ้นซึ่ง องค์กรมีระบบในการจัดเก็บข้อมูลที่เป็นหมวดหมู่ทำให้ง่ายต่อการสืบค้นเพื่อใช้งาน และยังมีระบบการใช้งานแบบ Social KM ที่ส่งเสริมการแบ่งปันความรู้

รวมถึงมีองค์ประกอบที่ 4 คือ Content ขององค์ความรู้ที่ถูกถ่ายทอดระหว่างคนในองค์กรอย่างมีประสิทธิภาพจัดเรียนไว้เป็นหมวดหมู่ (Taxonomy)อย่างเป็นระบบเพื่อให้ง่ายต่อการใช้งานและการสืบค้น  ซึ่งมีองค์ประกอบทั้ง 4 แสดงดังภาพที่ 1

ภาพที่ 1แสดงองค์ประกอบของการจัดการความรู้ขององค์กรยุคใหม่

สำหรับ content หรือความรู้ในองค์กรมีการแบ่งประเภทของความรู้ต่างๆ เพื่อการจัดการความรู้ในองค์กร ซึ่งสามารถแบ่งได้เป็นประเภทต่างๆ ซึ่งอาจแบ่งเป็น 2 ประเภทคือ

1. ความรู้ประเภท Explicit

คือความรู้ที่ถูกถ่ายทอดออกมาจากความคิด ซึ่งอาจมีการแบ่งเป็นบทที่ชัดเจน สามารถสืบค้นจากสารบัญหรือดัชนี ได้เช่น หนังสือและเอกสารสิ่งพิมพ์ต่างๆ หรือแบบที่ไม่มีระบบโครงสร้าง เช่น Email กระดานสนทนาออนไลน์

2. ความรู้ประเภท Tacit 

คือ ความรู้ที่อยู่ในตัวตนของมนุษย์ที่ยังแฝงอยู่ในความคิดและจิตใจ ยังมิได้มีการบันทึกเป็นข้อมูลออกมาการจัดเก็บเอกสารของสำนักงาน ให้มีระบบการใช้งานความรู้จาก Explicit Knowledge ให้กลายเป็น Tacit Knowledge Social Collaboration ซึ่งหมายถึงไม่สนใจชาติไหน ใครก็ได้ สามารถแชร์ ความรู้ให้กันได้หมด แม้กระทั่งผู้อื่นที่อยู่นอกองค์กร โดยเฉพาะลูกค้า เพื่อให้เกิดการเรียนรู้ร่วมกัน ซึ่งพัฒนาการของข้อมูลมีรูปแบบของการจัดการความรู้ดังภาพที่ 2

 

การจัดการความรู้ประเภทนี้ให้อยู่ในรูปฐานข้อมูลที่จัดเป็นหมวดหมู่และมีเครื่องมือในการสืบค้นเพื่อการเข้าถึงข้อมูลนั้นสามารถทำได้ง่ายขึ้น

Experience Management-Leveraging Tacit Knowledgeเป็นความรู้ที่มีอยู่ในบุคคลประกอบด้วย Communities of practice, Expertise locators, Team/Project learning และ Conversational-based process เป็นการสร้างแรงกระตุ้นในการทำงานเพื่อให้เกิดการทำงานแบบเป็นทีมและให้เกิดการร่วมกันแชร์ความคิดในการทำงานเพื่อเป้าหมายเดียวกันคือความสำเร็จของงาน ซึ่งองค์ความรู้ประเภทนี้ต้องมีการจัดเก็บไว้เป็นข้อมูล  เมื่อโครงการสำเร็จ การจัดเก็บเอกสารจาก Explicit Knowledge ให้กลายเป็น Tacit Knowledge Social Collaboration ซึ่งหมายถึง ใครก็ได้ในทีมงาน สามารถแชร์ ความรู้ให้กันได้หมด เพื่อให้เกิดการเรียนรู้ร่วมกัน และเก็บความรู้นั้นเพื่อประโยชน์ในการใช้ภายหลังกระบวนการที่มีการเปลี่ยนแปลงความรู้ ในรูปแบบขั้นตอนของ Externalization ซึ่งเป็นหนึ่งในขั้นตอนของการจัดการความรู้ SECI model ของ Nonaka and Takeuchi หรือการเปลี่ยนแปลงจาก Tacit Knowledge ให้กลายเป็น Explicit Knowledge ที่อาจถูกถ่ายทอดออกมาในรูปแบบที่เข้าใจง่ายขึ้นเช่น VDO Clip แผนภูมิรูปภาพ หรือ พิมพ์ออกมาเป็นคำอธิบายที่อ่านเข้าใจง่าย ที่สำคัญคือ ต้องเก็บไว้เป็นฐานข้อมูลที่สามารถสืบค้นได้ง่ายตามหมวดหมู่

 

Social Collaboration-Leveraging Analytic Knowledgeเป็นการใช้ Social Media เพื่อให้เกิดรูปแบบการแบ่งปันความรู้อย่างต่อเนื่อง และเกิดความร่วมมือกันระหว่างบุคลากร โดยที่องค์กรยุคใหม่ ได้จัดเครือข่ายระหว่างผู้บริหาร ผู้ปฏิบัติงานและเปิดให้คนภายนอกองค์กรอย่างลูกค้า หรือแม้จะอยู่กันคนละประเทศให้เกิดเป็นเครือข่ายของความร่วมมือในการแบ่งปันความรู้ระหว่างกันเพื่อทำให้เกิดสังคมแห่งการเรียนรู้ร่วมกันซึ่งส่งผลต่อประสิทธิภาพของการทำงานและการช่วยเหลือกันในการแก้ปัญหาจากการแบ่งปันความรู้จากผู้ที่มีประสบการณ์

ความท้าทายของการพัฒนาระบบ KM ในองค์กรต้องมีการพัฒนารูปแบบให้เหมาะกับผู้ใช้ โดยมีคำแนะนำคือ

ปรับรูปแบบให้ใช้งานได้ง่ายและทุกคนพร้อมเต็มใจ ทำอย่างไรให้เกิดแรงกระตุ้นในการที่จะแบ่งปันความรู้ร่วมกัน เกิดการแบ่งปันความรู้ด้วยความเต็มใจโดยไม่ถูกมองว่าเป็นงานเพิ่มเติมจากงานที่ทำอยู่ จนเกิดเป็นวัฒนธรรมองค์กรของชาว กปว.

---