การสร้าง Web แบบสอบถาม ด้วย Power Pages  65

คำสำคัญ : เครื่องมือ  PowerPages  

หลายครั้งที่ในงานของ กปว. เราจำเป็นต้องมีการเก็บข้อมูลจากผู้ใช้บริการ หรือจากหน่วยงานที่ประสานงานด้วย ซึ่งส่วนใหญ่แล้วนั้น Google Forms มักจะเป็นตัวเลือกลำดับแรกๆ ที่ถูกนำมาใช้สร้างตัวแบบสำรวจในแต่ละครั้ง เนื่องจากที่หลายๆ คนมีความคุ้นเคยและมีประสบการณ์การใช้งานมานาน รวมไปถึงผู้ให้ข้อมูลของเราก็มีความคุ้นเคยกับ Platform นี้ด้วย

แต่วันนี้ผมจะมาขอนำเสนอทางเลือกใหม่ๆ ที่อาจจะทำให้การสร้างแบบสอบถามที่มีความซับซ้อนและต้องใช้การบริหารจัดการข้อมูลแบบอัตโนมัติ (การทำ Automation) ที่สามารถต่อยอดไปยังฟีเจอร์อื่นๆ ของ Microsoft 365 ที่ทาง สป.อว. ได้ Provide ให้กับเจ้าหน้าที่ทุกคนใช้อยู่แล้ว

ปล.หากมีการใช้งาน Microsoft/Office 365 License อยู่แล้วสามารถใช้งาน Power Platform ได้หรือไม่? ในกรณีองค์กร/หน่วยงาน มีการใช้งาน Microsoft/Office 365 License อยู่แล้ว สามารถเลือกใช้งาน Power Apps/Power Automate แบบ Standard ได้เลยทันที

ก่อนอื่นขอชี้ให้เห็นถึงความแตดต่างระหว่าง Google Forms และ Power Pages

Google Forms

Power Pages

ข้อดี:

1.      ใช้งานง่าย:

o   อินเทอร์เฟซที่เป็นมิตรต่อผู้ใช้: Google Forms ใช้งานง่ายและตรงไปตรงมา ทำให้เหมาะสำหรับผู้ที่มีทักษะทางเทคนิคน้อย

o   การตั้งค่าที่รวดเร็ว:คุณสามารถสร้างแบบสอบถามได้อย่างรวดเร็วด้วยแม่แบบและประเภทคำถามที่มีให้

2.      การผสานรวมกับระบบของ Google:

o   การผสานรวมที่ราบรื่น: Google Forms ผสานรวมกับเครื่องมืออื่นๆ ของ Google Workspace ได้อย่างไร้รอยต่อ เช่น Google Sheets, Google Drive และ Gmail

o   การทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์:ผู้ใช้หลายคนสามารถทำงานในแบบฟอร์มเดียวกันได้พร้อมกัน เหมาะสำหรับโครงการที่ต้องการความร่วมมือ

3.      ค่าใช้จ่าย:

o   ใช้ฟรี: Google Forms ใช้ได้ฟรี ซึ่งเป็นข้อได้เปรียบสำคัญสำหรับบุคคลและองค์กรขนาดเล็ก

4.      การเข้าถึง:

o   ข้ามแพลตฟอร์ม:แบบสอบถามสามารถเข้าถึงได้จากอุปกรณ์ใดๆ ที่มีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต ทำให้สะดวกต่อผู้ตอบแบบสอบถาม

5.      การวิเคราะห์ข้อมูลแบบง่าย:

o   การผสานรวมกับ Google Sheets: คำตอบจะถูกเก็บใน Google Sheets โดยอัตโนมัติ คุณสามารถวิเคราะห์ข้อมูลได้ง่ายๆ ด้วยเครื่องมือที่มีอยู่ในนั้น

ข้อเสีย:

1.      การปรับแต่งที่จำกัด:

o   ตัวเลือกการออกแบบพื้นฐาน: Google Forms มีตัวเลือกการปรับแต่งที่จำกัดในเรื่องของการออกแบบและการสร้างแบรนด์ คุณสามารถเปลี่ยนสีและเพิ่มรูปภาพได้ แต่ไม่มีตัวเลือกการตกแต่งขั้นสูง

2.      ฟีเจอร์ที่จำกัด:

o   ขาดฟีเจอร์ขั้นสูง: Google Forms อาจไม่เหมาะสำหรับแบบสอบถามที่ซับซ้อนซึ่งต้องการตรรกะขั้นสูงหรือการจัดการข้อมูลที่ซับซ้อน

3.      การรายงานขั้นพื้นฐาน:

o   เครื่องมือการรายงานที่จำกัด:แม้ว่าจะมีรายงานสรุปขั้นพื้นฐาน แต่ก็ขาดความสามารถในการรายงานและการสร้างภาพขั้นสูงที่เครื่องมือที่ซับซ้อนกว่ามี

 

ข้อดี:

1.      การปรับแต่งขั้นสูง:

o   การปรับแต่งที่หลากหลาย: Power Pages ช่วยให้สามารถปรับแต่งเค้าโครง การออกแบบ และฟังก์ชันการทำงานของแบบสอบถามได้อย่างเต็มที่ ทำให้สามารถสร้างฟอร์มที่ดูเป็นมืออาชีพและมีแบรนด์ที่ชัดเจน

o   การเพิ่มโค้ดและสคริปต์ที่กำหนดเอง:คุณสามารถเพิ่มโค้ดหรือสคริปต์ที่กำหนดเองเพื่อปรับปรุงฟังก์ชันการทำงานของแบบสอบถาม เช่น การเพิ่มตรรกะที่ซับซ้อนหรือการผสานรวมกับระบบอื่นๆ

2.      การผสานรวมกับระบบของ Microsoft:

o   การผสานรวมที่ราบรื่น: Power Pages ผสานรวมได้ดีกับบริการอื่นๆ ของ Microsoft เช่น Power BI, Dynamics 365 และ Azure ซึ่งมีประโยชน์สำหรับกระบวนการธุรกิจที่ซับซ้อน

o   การจัดการข้อมูล:คุณสามารถจัดการข้อมูลจากแบบสอบถามได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยเฉพาะในสภาพแวดล้อมที่ใช้ชุดเครื่องมือธุรกิจของ Microsoft

3.      ความปลอดภัยและการปฏิบัติตามข้อกำหนด:

o   ความปลอดภัยในระดับองค์กร: Power Pages มีฟีเจอร์ความปลอดภัยที่เข้มงวด รวมถึงการเข้ารหัสข้อมูล การควบคุมการเข้าถึงตามบทบาท และการปฏิบัติตามมาตรฐานอุตสาหกรรมต่างๆ

o   การควบคุมข้อมูล:องค์กรสามารถควบคุมสถานที่จัดเก็บข้อมูลได้ ซึ่งสำคัญสำหรับการปฏิบัติตามกฎหมายเช่น GDPR

4.      แบบสอบถามที่ซับซ้อน:

o   ตรรกะและการแบ่งแยกขั้นสูง: Power Pages รองรับตรรกะขั้นสูงของแบบสอบถาม เช่น การแบ่งแยกตามเงื่อนไขและการตั้งค่าคำถามที่ซับซ้อน

ข้อเสีย:

1.      ความซับซ้อน:

o   การเรียนรู้ที่สูงกว่า: Power Pages ต้องการทักษะทางเทคนิคที่สูงกว่าในการใช้งานให้มีประสิทธิภาพ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณต้องการใช้ฟีเจอร์ที่หลากหลาย

o   เวลาตั้งค่าที่ยาวนานกว่า:การสร้างและปรับแต่งแบบสอบถามอาจใช้เวลามากกว่าเมื่อเทียบกับเครื่องมือที่ง่ายกว่าเช่น Google Forms

2.      ค่าใช้จ่าย:

o   ค่าใช้จ่ายที่สูงกว่า: Power Pages เป็นส่วนหนึ่งของ Microsoft Power Platform และมักจะต้องมีการสมัครสมาชิก ซึ่งทำให้เป็นตัวเลือกที่มีค่าใช้จ่ายสูงกว่า โดยเฉพาะสำหรับธุรกิจขนาดเล็กหรือผู้ใช้บุคคล

3.      การเข้าถึง:

o   จำกัดอยู่ในระบบ Microsoft: แม้ว่า Power Pages จะผสานรวมได้ดีกับผลิตภัณฑ์ของ Microsoft แต่สิ่งนี้อาจจำกัดการใช้งานสำหรับองค์กรที่ใช้ระบบอื่นมากกว่า

 

 

สรุป

Google Forms เหมาะสำหรับแบบสอบถามที่ง่ายและรวดเร็ว ซึ่งต้องการการตั้งค่าที่น้อยและง่ายต่อการแบ่งปันและวิเคราะห์ เหมาะสำหรับบุคคล ทีมงานขนาดเล็ก และการศึกษา

Microsoft Power Pages เหมาะกับองค์กรที่ต้องการฟีเจอร์ขั้นสูง การปรับแต่ง และการผสานรวมในระบบ Microsoft เหมาะสำหรับแบบสอบถามในระดับองค์กรที่ต้องการการจัดการข้อมูลและความปลอดภัยที่เข้มงวด

โดยคลิปสอนการใช้เครื่องมือในการสร้าง Power Pages ในปัจจุบันมีให้เรียนได้อย่างมากมาก โดยส่วนตัวแนะนำจากช่องนี้ https://www.youtube.com/watch?v=ZVq_50tkVMw  หรือศึกษาจากที่อื่นๆ ก็ได้เช่นกัน


เขียนโดย : นายณัฐพล  มหาไม้ สอบถามข้อมูลเพิ่มเติม : nattaphon.m@mhesi.go.th