Knowledge Sharing ชุมชนแห่งการเรียนรู้...

การปรับปรุงการทำงาน ทำบันทึกอย่างไร ไม่ให้โดนแก้ไขหลายรอบ 

ในปี 2567 กปว. มีการเสนองาน ผ่านระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ มากกว่า 2,000 เรื่อง

           ฝ่ายบริหารงานทั่วไป ซึ่งทำหน้าที่ตรวจเอกสาร และเสนอผู้บริหารเพื่อพิจารณาลงนามได้พบข้อมูลที่น่าสนใจ ซึ่งเป็นสาเหตุหลัก ในการแก้ไขเอกสาร รายละเอียดคร่าว ๆ ดังนี้

1. ผู้เสนอเอกสารไม่ตรวจสอบรายละเอียด ข้อมูลในเอกสารให้ดีก่อนการเสนองาน เช่นรายละเอียด ยอดเงินงบประมาณ  จำนวนหน่วยงานที่ได้รับงบประมาณ รายชื่อผู้เดินทางไปราชการฯ ตกหล่น

2. ผู้เสนอเอกสารควรมีการวางแผนการทำงานให้เป็นขั้นตอน เช่น การทำเรื่องขออนุมัติจัดประชุมและเดินทางไปราชการ สิ่งต่อมาที่ต้องเตรียมคือ

• เอกสารเรื่องจัดซื้อ จัดจ้าง
• เอกสารการยืมเงินราชการ
• เอกสารการตรวจรับการจัดซื้อ จัดจ้าง
• เอกสารเคลียร์เงินยืมราชการ
• เอกสารขอเบิกค่าใช้จ่ายในการเดินทางไปราชการฯ

3. บางท่านชอบอ้างว่า เอกสารเรื่องที่เสนอได้ส่งให้หน่วยงานอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องตรวจสอบให้แล้ว สามารถดำเนินการได้ แต่เมื่อเอกสารเรื่องนั้นเสนอลงไปที่ห้องผู้บริหาร เอกสารก็ได้รับการประสานให้แก้ไขอีกหลายครั้ง จึงเป็นอีกเหตุผลหนึ่งที่ทำให้การดำเนินงานล่าช้า

4. การทำหนังสือเชิญหน่วยงานที่เกี่ยวข้องเข้าร่วมงานที่ กปว. จัดขึ้น เช่นการจัดงาน อว. แฟร์ ที่ผ่านมา ควรมีการกำหนดหน่วยงาน หรือรายชื่อแขกที่จะได้รับเชิญเข้าร่วมงานและทำหนังสือเชิญในคราวเดียวเพื่อให้สามารถทำหนังสือเชิญได้ทันเวลา  ที่ผ่านมา กปว. เสนอให้ผู้บริหารลงนามหนังสือเชิญหลายรอบ บางครั้งทำให้เกิดความล่าช้า และเกิดปัญหาการส่งหนังสือให้หน่วยงานไม่ทันเวลา

5. การเสนองานแบบบังคับให้ ฝบ. ตรวจงานผ่านอย่างเร่งด่วน ทำให้เกิดข้อผิดพลาดได้เช่นกัน ฝบ. ไม่เคยดองงานอยู่แล้ว ถ้าไม่ติดปัญหาในการประสานแก้ไขข้อมูลหรือปัญหาอื่น ๆ ที่ต้องปรึกษาหารือกันก่อน  !!!! ขอย้ำนะคะ ข้อนี้ขอความร่วมมือ ไม่ทำดีกว่านะคะ!!!!

ข้อเสนอแนะในการแก้ปัญหาข้างต้น

1. ก่อนเสนองานควรตรวจสอบรายละเอียดในเอกสารที่เสนอให้ดี ไม่มีใครทราบรายละเอียดได้ดีเท่าคนทำหนังสือแน่นอน

2. ควรมีการวางแผนการทำงานแต่เนิ่น ๆ 

3. ไม่เสนอเอกสาร ด่วนที่สุด จนติดเป็นนิสัย เพราะเมื่อด่วนที่สุดมา เราก็จะส่งไปแบบด่วนที่สุด อาจทำให้ ข้อมูลในบันทึกนั้น ๆ ผิดพลาดได้  

หมดเพียงเท่านี้ค่ะ ข้อเสนอแนะสำหรับการเสนองาน

ฝบ. มิบังอาจเสนอแนะในการทำงานของท่านได้ ถือว่ามาเล่าให้ฟังจากประสบการณ์ที่เจอในการตรวจงานปี 2567 ที่กำลังจะผ่านไป และหากท่านใดมีข้อสงสัยในเรื่องงานใด ๆ หรือมีงานใด ที่อยากให้ ฝบ. ช่วยตรวจสอบกรณีเร่งด่วนก็ติดต่อได้เสมอ

ฝบ. พร้อมจะช่วยเหลือให้งานของทุกท่านผ่านพ้นไปได้ โดยไม่ต้องแก้ไขกันหลาย ๆ รอบค่ะ