Knowledge Sharing ชุมชนแห่งการเรียนรู้...

สิ่งที่ควรทำ เมื่อปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน (ข้อคิดเห็นในการพัฒนางานของบุคลากร)

เมื่อต้องการเริ่มปฏิบัติจริงในองค์กรควรมีขั้นตอน หรือข้อมูลอย่างไรบ้าง เริ่มต้นจากการทำความเข้าใจสถานะปัจจุบันของบริษัทหรืองาน แล้วจึงกำหนดเป้าหมาย เขียน “แผนปฏิบัติการ” สู่การเพิ่มประสิทธิภาพการผลิตแล้วแชร์ภายในกลุ่มงาน

1. จัดระเบียบปัญหาการทำงาน ควรต้องมีการการประชุมระหว่างผู้ที่เกี่ยวข้องในงานทั้งหมด เพื่อคุยถึงปัญหาที่ประสบในแต่ละขั้นตอนดำเนินงานของแต่ละคนและหาสาเหตุที่ทำให้เกิดปัญหาให้ชัดเจน ลองทำความเข้าใจปัญหาจากหลายๆ แง่มุม แล้วจึงหาทางแก้ไขโดยอิงข้อมูลที่ได้ทำความเข้าใจไว้

2. ทบทวนเป้าหมายขององค์กร คงเป็นเรื่องธรรมดาขององค์กร แต่ยิ่งตั้งเป้าสูงเท่าไหร่ บริษัทก็ใช้ทรัพยากรมากขึ้นเท่านั้นหากไม่สามารถทำให้เป้าหมายนั้นบรรลุผลได้ ก็เท่ากับประสิทธิภาพการผลิตลดลงไปด้วย ดังนั้นจึงจำเป็นต้องพิจารณาไม่เพียงแต่ ในกรณีที่ประสบความสำเร็จเท่านั้น แต่ยังต้องคำนึงถึงจำนวนทรัพยากรที่สูญเสียไปกรณีที่ไม่บรรลุเป้าหมายด้วย

3. วางแผนเพื่อให้บรรลุเป้าหมาย เมื่อมีเป้าหมายที่ชัดเจนแล้ว ก็มาเริ่มวางแผนรายละเอียดเพื่อให้บรรลุเป้าหมายกัน โดยคำนึงถึงปริมาณงานต่อพนักงานหนึ่งคน จำนวนคนที่จำเป็น ปริมาณผลลัพธิ์ที่จะได้ อีกทั้งควรประเมินประมาณเงินลงทุนและจังหวะเวลาของการลงทุนไปด้วย​​การจัดทำแผนปฏิบัติงานจริงควรคำนึงถึงปริมาณทรัพยากรและเวลาที่ต้องใช้ในการผลิต เพราะผลผลิตนั้นคือ การจัดสมดุลของปริมาณทรัพยากรที่ใช้และจำนวนเงินที่จะได้รับกลับคืน

4. เรียงลำดับความสำคัญของแต่ละงาน เป็นธรรมชาติอยู่แล้วที่ทุกคนมีจุดแข็งและจุดอ่อน ดังนั้นมันจึงมีงานประเภทที่คุณสามารถทำด้วยตัวคุณเองได้ และงานที่ต้องอาศัยทักษะของคนอื่นในการทำ หากคุณเริ่มทำจากงานที่ประเมินแล้วว่าจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพขององค์กรโดยรวม นี่ก็อาจไปเชื่อมโยงกับการเพิ่มผลิตผลที่สำคัญ การจัดลำดับความสำคัญของงานเป็นสิ่งสำคัญสำหรับทุกประเภทงาน แต่ภายในการจัดลำดับงานทั้งหมดคุณต้องรู้เสมอว่า งานประเภทไหนที่คุณถนัดและทำมันได้ดีที่สุด​ช่วงเวลาที่เป็นโอกาสให้ปรับปรุงประสิทธิภาพในการผลิต | ช่วงเวลาที่ปรับปรุงประสิทธิภาพในการผลิตได้ง่าย

5. การฝึกอบรมพนักงานใหม่ หากมี Workflow ที่มีคุณภาพไว้ใช้ตั้งแต่ตอนเริ่มทำงานในตอนแรก ก็จะสามารถเชื่อมโยงสู่การเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้เลย ดังนั้นจึงควรต้องรวบรวมเอกสารหรือคู่มือที่จำเป็นต้องใช้ระหว่างการฝึกอบรมการฝึกอบรมพนักงานใหม่ เปรียบเสมือนเวทีที่ใช้แนะนำการทำงานประจำวันของบริษัท จึงควรอบรมให้พนักงานไม่ลืมทัศนคติของการทบทวนการทำงานของตัวเองด้วย ไม่ใช่แค่ให้จดจำการทำงานเพียงอย่างเดียว

สรุป การเพิ่มผลผลิตนั้นไม่ใช่สิ่งที่สามารถสำเร็จกันง่ายๆ การวางแผนดำเนินการก็ไม่ได้เป็นตัวบอกความสำเร็จเช่นกัน หากแต่ว่าเราต้องเข้าใจโครงสร้างงานขององค์กรและลงมือปรับปรุงให้ตรงจุด แล้วคุณจะพบว่าแม้จะไม่มีการพัฒนาผลิตภัณฑ์ยอดนิยมหรือผลงานใหม่ๆออกมาก็ตาม แต่การแก้ไขจุดเล็กๆในองค์กรก็สามารถช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานได้มากยิ่งขึ้น

ที่มา : https://teachme-biz.com/blog/seisansei-7ways/