Knowledge Sharing ชุมชนแห่งการเรียนรู้...

แนวทางการพัฒนาการดำเนินงานโครงการอย่างมีประสิทธิภาพและคุณภาพ  49

คำสำคัญ : คู่มือการดำเนินงาน  การพัฒนาการดำเนินงาน  ขั้นตอนการปฏิบัติงาน  

แนวคิดการพัฒนาการดำเนินงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและคุณภาพ

การพัฒนาการดำเนินงานโครงการได้อย่างมีประสิทธิภาพและคุณภาพนั้น ควรมีการจัดทำคู่มือการดำเนินงานโครงการของแต่ละละโครงการ เนื่องจากการจัดทำคู่มือการดำเนินงานโครงการ จะเป็นเครื่องมืออย่างหนึ่งในการสร้างมาตรฐานการปฏิบัติงาน อย่างมีประสิทธิภาพ ทั้งนี้ เพื่อให้การทำงานของแต่ละโครงการได้มาตรฐานเป็นไปตามเป้าหมาย ได้ผลิตผลหรือการบริการที่มีคุณภาพ เสร็จรวดเร็วทันตามกำหนดเวลานัดหมาย เพื่อการบรรลุผลลัพธ์ที่สำคัญของกระบวนการในการดำเนินงานโครงการ

คู่มือการดำเนินงานโครงการ จะเป็นแผนที่บอกเส้นทางการทำงานที่มีจุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุดของกระบวนการ ระบุถึงขั้นตอนและรายละเอียดต่าง ๆ ของกระบวนการ สามารถปรับปรุงเปลี่ยนแปลงเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงการปฏิบัติงาน และเพื่อให้ผู้ปฏิบัติงานไว้ใช้อ้างอิง ไม่ให้เกิดความผิดพลาดในการปฏิบัติงาน

รายละเอียดที่ควรระบุอยู่ในคู่มือการดำเนินงานโครงการ ควรประกอบด้วย

  1. Work Flow ของกระบวนการ
  2. ขั้นตอนการปฏิบัติงาน
    • รายละเอียดวิธีการทำงานของแต่ละขั้นตอนย่อย
    • เอกสาร/ระเบียบ ที่ใช้ประกอบการดำเนินการ
    • แบบฟอร์ม
    • ผู้รับผิดชอบ
  3. มาตรฐานงาน คือ ข้อกำหนดในการปฏิบัติงาน
    • มาตรฐานระยะเวลา
    • มาตรฐานในเชิงคุณภาพ เช่น ความถูกต้อง ความสมบูรณ์ของข้อมูล ความผิดพลาด ความคุ้มค่าของงาน เป็นต้น
  4. ระบบการติดตามประเมินผล
    • เพื่อใช้ติดตามผลการปฏิบัติงานเปรียบเทียบกับมาตรฐานที่กำหนด
    • กำหนดรูปแบบ และระยะเวลาในการติดตาม เช่น ทุก 3 เดือน หรือทุก 6 เดือน

ประโยชน์จากการจัดทำคู่มือการดำเนินงานโครงการ

1. ใช้สำหรับเจ้าหน้าที่ผู้ปฏิบัติงานใหม่ สามารถดำเนินงานได้อย่างเข้าใจในกระบวนการได้อย่างรวดเร็ว และถูกต้อง/2. ประหยัดเวลาและงบประมาณในการฝึกอบรม เนื่องจากหัวหน้างานใช้เป็นคู่มือในการสอนงาน

3. ใช้ในการควบคุมงานและการติดตามผลการปฏิบัติงานให้มีความผิดพลาดในการทำงานลดน้อยลง

4. เป็นคู่มือในการประเมินผลการปฏิบัติงาน (Performance Review) ของบุคลากร

5. มีขั้นตอนในการทำงานที่แน่นอน ทำให้การทำงานได้ง่ายขึ้น

6. รู้จักวางแผนการทำงานเพื่อให้ผลงานออกมาตามเป้าหมาย

7. สามารถใช้เป็นแนวทางเพื่อการวิเคราะห์งานให้ทันสมัยอยู่ตลอดเวลา

8. สามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น เพราะมีสิ่งที่อ้างอิง

9. สร้างความเป็นมืออาชีพในการปฏิบัติงาน

ดังนั้นการจัดทำคู่มือการดำเนินงานในแต่ละโครงการจะเป็นประประโยชน์ต่อการดำเนินงานของผู้ปฏิบัติเดิม และผู้ปฏิบัติงานใหม่ เพื่อให้การดำเนินงานเป็นไปในมาตรฐานและรูปแบบเดียวกัน ส่งผลต่อผลลัพธ์ของงานที่มีประสิทธิภาพอีกด้วย

เขียนโดย : ดร.สุมนรัตน์  ริยาพันธ์ สอบถามข้อมูลเพิ่มเติม : sumonrat.r@mhesi.go.th