Knowledge Sharing ชุมชนแห่งการเรียนรู้...

รายงานผลการปฏิบัติงานที่ได้รับมอบหมาย ของนางสาวจตุรพร วิศนุนาถนคร

ในการจัดกิจกรรมประกวดแข่งขันวาดภาพภายใต้โครงการ Thai Youth Street Art ระดับอุดมศึกษา

เมื่อวันที่ 26 – 27 เมษายน 2568
ในพื้นที่กรุงเทพมหานคร ณ สยามสแควร์ ซอย 7 (Walking Street)

.............................................................................................

1) ภาระงานที่ได้รับมอบหมาย บทบาท และหน้าที่ ของตนเองในการมีส่วนร่วมโครงการ/กิจกรรม

1.1 ได้รับมอบหมายให้จัดทำบันทึกข้อความเสนอผู้บริหาร เพื่อขออนุมัติการจัดกิจกรรมประกวดแข่งขันวาดภาพภายใต้โครงการ Thai Youth Street Art ระดับอุดมศึกษา และดำเนินการเกี่ยวกับกระบวนการจัดซื้อจัดจ้าง ในงานจ้างเหมาจัดกิจกรรมฯ ดังกล่าว โดยมีผลการดำเนินงานดังนี้

- ดำเนินการจัดทำบันทึกข้อความเสนอผู้บริหาร เพื่อขออนุมัติการจัดกิจกรรมประกวดแข่งขันวาดภาพภายใต้โครงการ Thai Youth Street Art ระดับอุดมศึกษา 

- ประสาน กท.กอก. และดำเนินการเกี่ยวกับกระบวนการจัดซื้อจัดจ้าง โดยได้รับมอบหมายให้เป็นคณะกรรมการจัดทำรายละเอียดคุณลักษณะและกำหนดราคากลางของการจ้างเหมาดำเนินการจัดกิจกรรมฯ และคณะกรรมการตรวจรับพัสดุฯ โดยได้จัดทำขอบเขตของงานจ้างฯ รายละเอียดตามขอบเขตของงาน (Terms of Reference : TOR) จ้างเหมาจัดกิจกรรมประกวดแข่งขันวาดภาพภายใต้โครงการ Thai Youth Street Art ระดับอุดมศึกษา รวมทั้งประสานผู้รับจ้างเพื่อจัดทำรายงานผลการตรวจรับงานจ้างฯให้เป็นไปตามขอบเขตเงื่อนไขการจ้างเรียบร้อยแล้ว 

1.2 ได้รับมอบหมายให้ประสานจัดหาสถานที่ที่เหมาะสม และดำเนินการจัดทำหนังสือขอความอนุเคราะห์ใช้สถานที่ รวมทั้งสิ่งอำนวยความสะดวกต่าง ๆ เพื่อใช้ในการจัดกิจกรรม โดยมีผลการดำเนินงานดังนี้

- ดำเนินการหาข้อมูลสถานที่จุดแลนมาร์คต่าง ๆ เพื่อใช้เป็นสถานที่จัดกิจกรรมฯ โดยผู้บริหารได้คัดเลือกสถานที่ ได้แก่ สยามสแควร์ ซอย 7 (Walking Street)  เนื่องจากมีทำเลที่ตั้งอยู่ใจกลางเมือง เป็นพื้นที่สาธารณะที่เข้าถึงง่าย สามารถเชื่อมโยงกับการสร้างชุมชนศิลปะ และส่งเสริมการเรียนรู้/การแสดงออกของเยาวชน จึงได้ประสานฝ่ายสถานที่ของสำนักงานจัดการทรัพย์สิน จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย และจัดทำหนังสือขอความอนุเคราะห์ใช้สถานที่ รวมทั้งสิ่งอำนวยความสะดวกต่าง ๆ เพื่อใช้ในการจัดกิจกรรม เช่น ชุดปฐมพยาบาล สีสเปรย์สำหรับสร้างสรรค์ชิ้นงาน เป็นต้น

1.3 ได้รับมอบหมายให้จัดทำหนังสือเชิญผู้บริหาร สป.อว. ผู้บริหารหน่วยงานในสังกัด และสถาบันอุดมศึกษาเข้าร่วมกิจกรรม โดยมีผลการดำเนินงานดังนี้

- ดำเนินการจัดทำหนังสือเชิญผู้บริหาร สป.อว. ผู้บริหารหน่วยงานในสังกัด และสถาบันอุดมศึกษาเข้าร่วมกิจกรรม จำนวน 7 ฉบับ ประกอบด้วย

• หนังสือเชิญผู้บริหาร สป.อว. ได้แก่ ปอว./ รอง ปอว./ ผตร.อว./ ผช.ปอว. จำนวนทั้งสิ้น 5 ฉบับ
• -หนังสือเชิญผู้บริหารหน่วยงานในสังกัด 19 หน่วยงาน จำนวน 1 ฉบับ
• -หนังสือเชิญอธิการบดีสถาบันอุดมศึกษา 6 สถาบัน จำนวน 1 ฉบับ

1.4 ได้รับมอบหมายให้จัดทำร่างคำกล่าว เพื่อใช้ในพิธีเปิดงาน รวมทั้งจัดทำเนื้อหาข่าว (Press Release) สำหรับใช้ประชาสัมพันธ์การจัดกิจกรรมและนำไปเผยแพร่ในช่องทางต่าง ๆ

- ดำเนินการจัดทำร่างคำกล่าวต้อนรับ คำกล่าวรายงาน คำกล่าวให้กำลังใจ ของผู้บริหารกระทรวง อว. และสถาบันอุดมศึกษา เพื่อใช้ในพิธีเปิดงาน รวมทั้งจัดทำเนื้อหาข่าว (Press Release) สำหรับใช้ประชาสัมพันธ์การจัดกิจกรรมและนำไปเผยแพร่ในช่องทางต่าง ๆ

2) ความสำเร็จ และ/หรือความประทับใจในการมีส่วนร่วมโครงการ/กิจกรรม

ความสำเร็จที่สำคัญที่สุดในการจัดกิจกรรมครั้งนี้ คือ การมีส่วนช่วยสนับสนุนและส่งเสริมศิลปะของเยาวชนไทย โดยเฉพาะในกลุ่มนักศึกษาระดับอุดมศึกษา ซึ่งเป็นโอกาสที่ดีในการสร้างพื้นที่ให้เยาวชนได้แสดงออกถึงความคิดสร้างสรรค์และทักษะด้านศิลปะ โดยได้เห็นผลงานที่หลากหลายและมีคุณภาพจากผู้เข้าร่วมแข่งขัน นอกจากนี้ การมีส่วนร่วมในกิจกรรมครั้งนี้ ยังช่วยให้ได้พัฒนาทักษะด้านการบริหารจัดการ การประสานงานกับหน่วยงานต่าง ๆ รวมถึงการแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้าในกรณีต่าง ๆ ซึ่งเป็นประสบการณ์ที่มีค่า และสามารถนำไปใช้ในการทำงานในอนาคตได

3) การถอดบทเรียน (Lessons Learn)ในการมีส่วนร่วมโครงการ/กิจกรรม

    การถอดบทเรียน (Lessons Learned) จากการมีส่วนร่วมในโครงการ/กิจกรรม ประกวดแข่งขันวาดภาพภายใต้โครงการ Thai Youth Street Art ระดับอุดมศึกษา มีหลายข้อที่สามารถสรุปได้ เพื่อเป็นแนวทางในการพัฒนาการจัดกิจกรรมในอนาคต รวมถึงการปรับปรุงกระบวนการต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องดังนี้

     (1) การวางแผนและการเตรียมการที่รอบคอบ

 บทเรียน: การวางแผนล่วงหน้าและการเตรียมการที่ดีมีความสำคัญมากในการจัดกิจกรรมใหญ่
การเตรียมงานในทุกขั้นตอนตั้งแต่การจัดหาพื้นที่, การประสานงานกับหน่วยงานต่าง ๆ, จนถึงการกำหนดรายละเอียดการจัดซื้อจัดจ้าง ล้วนส่งผลต่อความสำเร็จของกิจกรรม

 ข้อเสนอแนะ: ควรมีการวางแผนที่ละเอียดและกำหนดเวลาการดำเนินการที่ชัดเจน รวมถึง
การเตรียมการในกรณีฉุกเฉินเพื่อรองรับปัญหาที่อาจเกิดขึ้นในระหว่างกิจกรรม

    (2) การบริหารจัดการเวลา

 บทเรียน: การจัดกิจกรรมในช่วงเวลาสั้น ๆ โดยเฉพาะเมื่อกิจกรรมมีความซับซ้อนและต้องการ
การประสานงานกับหลายฝ่าย อาจทำให้เกิดความเร่งรีบและความล่าช้าได้

 ข้อเสนอแนะ: ควรกำหนดกรอบเวลาที่เหมาะสมสำหรับแต่ละขั้นตอนของกระบวนการจัดงาน และควรมีแผนสำรองหากมีความล่าช้าเกิดขึ้น โดยต้องคำนึงถึงเวลาที่ต้องใช้ในการประสานงานและการตรวจสอบรายละเอียดต่าง ๆ

   (3) การประสานงานกับภาคีต่าง ๆ

 บทเรียน: การประสานงานกับหลายฝ่าย เช่น หน่วยงานราชการ, ผู้จัดหาอุปกรณ์, และผู้สนับสนุน เป็นสิ่งสำคัญในการจัดกิจกรรมที่ประสบความสำเร็จ แต่บางครั้งอาจเกิดความไม่เข้าใจหรือความล่าช้า
ในการตอบสนอง

ข้อเสนอแนะ: การสื่อสารอย่างชัดเจนและการจัดการประชุมร่วมกับทุกภาคีที่เกี่ยวข้องในขั้นตอนต่าง ๆจะช่วยลดความคลาดเคลื่อนในการดำเนินการ นอกจากนี้ยังควรมีการติดตามงานอย่างใกล้ชิดเพื่อให้ทุกฝ่าย
มีความเข้าใจตรงกันและปฏิบัติตามแผนที่กำหนด

  (4) การจัดการสถานที่และโลจิสติกส์

 บทเรียน: การจัดกิจกรรมในพื้นที่สาธารณะอย่าง สยามสแควร์ ซึ่งมีการเคลื่อนที่ของผู้คนจำนวนมาก อาจทำให้เกิดความยากลำบากในการจัดระเบียบและการดูแลความปลอดภัย

 ข้อเสนอแนะ: ควรมีการสำรวจพื้นที่และเตรียมการด้านโลจิสติกส์อย่างละเอียด รวมถึงการจัด
ทีมดูแลความปลอดภัย และการให้ข้อมูลกับผู้เข้าร่วมและผู้ชมเกี่ยวกับการปฏิบัติตามกฎระเบียบต่าง ๆ

  (5) การให้ความสำคัญกับการสื่อสารและการประชาสัมพันธ์

 บทเรียน: การประชาสัมพันธ์กิจกรรมเพื่อดึงดูดผู้เข้าร่วมและผู้ชมมีความสำคัญในการสร้างการรับรู้เกี่ยวกับโครงการ แต่หากการประชาสัมพันธ์ไม่ชัดเจนหรือไม่ครอบคลุม อาจทำให้กิจกรรมไม่ได้รับความสนใจ
ที่เพียงพอ

 ข้อเสนอแนะ: ควรใช้หลากหลายช่องทางในการประชาสัมพันธ์ เช่น โซเชียลมีเดีย, เว็บไซต์, และ
การทำป้ายโฆษณาในพื้นที่ใกล้เคียง เพื่อเข้าถึงกลุ่มเป้าหมายได้มากขึ้น รวมถึงการให้ข้อมูลที่ครบถ้วนและชัดเจน

  (6) การรับมือกับปัญหาหรือสถานการณ์ไม่คาดฝัน

 บทเรียน: แม้จะมีการวางแผนอย่างดีแล้ว แต่บางครั้งปัญหาฉุกเฉินหรือสถานการณ์ที่ไม่คาดฝัน เช่น สภาพอากาศ, ปัญหาทางเทคนิค หรือความล่าช้าในการจัดหาอุปกรณ์ ก็อาจเกิดขึ้นได้

 ข้อเสนอแนะ: ควรมีแผนสำรองสำหรับสถานการณ์ต่าง ๆ และเตรียมทีมงานให้พร้อมในการรับมือ
กับปัญหาที่เกิดขึ้นทันที เช่น การเตรียมพื้นที่ในร่มในกรณีฝนตก หรือมีอุปกรณ์สำรองหากเกิดปัญหาด้านเทคนิค